Wie besiegen Gemeinden das Bürokratiemonster?

Rechtsstaatlichkeit, Transparenz und Fairness – diese Prinzipien bilden das Fundament demokratischer Verwaltung. Der Soziologe Max Weber definierte Bürokratie um 1900 als rationales Organisationsmodell, das durch Regelgebundenheit, Hierarchie und Aktenmäßigkeit Effizienz sicherstellen und Willkür verhindern sollte. Historisch betrachtet waren bürokratische Strukturen sogar Erfolgsgrundlagen früher Hochkulturen: Von den Steuerverwaltungen im alten Ägypten bis zu den komplexen Organisationssystemen in China dienten sie der effektiven Verwaltung von Ressourcen, Bauprojekten und gesellschaftlichen Prozessen.

Warum 113 Kieselsteine keine Straße bauen

KOMMUNAL-Chefredakteur Hans Braun über eine unbequeme Wahrheit über Österreichs Verwaltungsreform.

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In der heutigen hochkomplexen und dynamischen Wirtschaft und Gesellschaft sind moderne Verwaltungen noch mehr gefordert. Die Aufgaben werden schwieriger, Konflikte komplexer, während gleichzeitig die Erwartungshaltung der Bürgerinnen und Bürger sowie der Wirtschaft steigt. Die gerichtliche Durchsetzung von Schutzregularien nimmt zu. Die „gute Bürokratie“ bemüht sich redlich, dabei rasch und entscheidungsfähig zu bleiben. Doch der Druck, „ja nichts falsch zu machen“, wirkt oft mehr lähmend als helfend.

Diese teilweise Überforderung und Gehemmtheit der Verwaltung löst vielerorts eine Negativspirale aus. Einzelne Erfahrungen von Ineffizienz, Starrheit und übermäßigem Verwaltungsaufwand potenzieren sich medial um ein Vielfaches. Der sprichwörtliche „Papierkrieg“ oder „Bürokratiedschungel“ wird zum prägenden Bild – selbst wenn er nur in wenigen Prozent der Fälle tatsächlich stattfindet. So wird Bürokratie, obwohl theoretisch als effiziente Organisationsform gedacht, in der Praxis als „Hydra“ empfunden, die Entscheidungen und den Alltag erschwert.

Die besondere Belastung der Gemeinden

Gemeinden in Österreich befinden sich in einer besonderen „Bürokratie-Falle“: Als unterste Verwaltungsebene müssen sie jene Gesetze ausführen, die Bund und Länder beschließen – oft ohne die nötigen Ressourcen dafür zu erhalten. 

Ein großes Ärgernis ist dabei das „Besteller-Prinzip“: Wenn Bund oder Länder neue Standards beschließen (etwa den Rechtsanspruch auf Kinderbetreuung oder kleinere Gruppengrößen), müssen die Gemeinden die hohen laufenden Kosten für Personal und Gebäude stemmen. Trotz guter Einnahmen bleibt vielen Kommunen kaum noch finanzieller Spielraum für eigene Projekte.

Hinzu kommen überbordende Dokumentations- und Berichtspflichten. Für Förderungen oder Infrastrukturprojekte müssen Gemeinden oft Hunderte Seiten an Berichten und Nachweisen liefern. Selbst kleinste Ausgaben müssen mehrfach dokumentiert und von Aufsichtsbehörden geprüft werden, was in kleinen Gemeindeämtern mit wenig Personal enormen Stress verursacht. Die Haftungsangst führt zu einer „Absicherungskultur“, die viel Zeit und Geld für Gutachten verschlingt.

In kleinen Gemeinden verbringen Bürgermeister und Amtsleiter einen Großteil ihrer Zeit mit dem Ausfüllen von Formularen und der Erfüllung statistischer Meldepflichten, anstatt sich um die Gestaltung des Dorflebens zu kümmern. Dies macht das Amt des Bürgermeisters, besonders im Ehrenamt, zunehmend unattraktiver.

Die Antwort der Bundesregierung: 113 Kieselsteine

Im Dezember 2025 präsentierte die Bundesregierung ihr erstes Entbürokratisierungspaket mit 113 Maßnahmen – Neos-Staatssekretär Sepp Schellhorn nennt sie bewusst „Kieselsteine“. Das Paket basiert auf über 4.000 Einmeldungen bei der neu geschaffenen Stelle für Entbürokratisierungs- und Deregulierungsanliegen (SEDA) und mehr als 300 Gesprächen mit Bürgern, Betrieben und Verwaltung.

Die Kernpunkte der Regierungsinitiative umfassen:

• One-Stop-Shop statt Behörden-­Hopping: Betriebe müssen künftig nicht mehr zwischen Gewerbebehörde, Bauamt und Naturschutz hin- und herlaufen. Alle Genehmigungen werden in einem einzigen Verfahren und einem Bescheid abgewickelt.
• Digitalisierung von Kontrollen: ­Anstelle von Ordnern vor Ort reichen digitale Unterlagen. Gewerbetreibende können Überprüfungsbefunde an die Behörde übermitteln, die dann direkt darauf zugreift. Etwa 5.000 Kontrollwege pro Jahr sollen entfallen.
• Beschleunigte Genehmigungsverfahren: Die Genehmigung einer Lagerhalle dauert in Österreich im Schnitt 222 Tage, in Finnland nur 70 Tage. Diese Differenz soll verringert werden.
  ›    Weitere Pakete angekündigt: Das erste Paket ist als Auftakt gedacht, weitere Maßnahmen sollen folgen.

Schellhorns zehn Gebote: Präzision statt Kettensäge

In einem Gastkommentar im „Standard“ legte Schellhorn Ende Jänner 2026 „Zehn Gebote der Entbürokratisierung“ vor, die seinen Zugang konkretisieren. Die Gebote zeigen: Entbürokratisierung ist weder ein Angriff auf die Verwaltung noch ein Abbau von Schutzstandards, sondern eine Frage staatlicher Handlungsfähigkeit.

Besonders bemerkenswert sind die Parallelen zur Analyse von Gemeindebund-Präsident Pressl: Beide betonen die Bedeutung von Verständlichkeit, Verhältnismäßigkeit und der Anerkennung, dass Bürokratie meist gut gemeint ist. Schellhorn ergänzt wichtige Aspekte:

• Realität vor Formular: Der österreichische Rechtsbestand ist seit 1970 von rund 8.400 auf über 56.000 Paragrafen angewachsen. Nicht alles davon ist heute noch zweckmäßig.
• Komplexität nicht mit Überregulierung verwechseln: Komplexe Wirklichkeit braucht kluge Regeln, nicht immer neue.
• Schlechte Regeln nicht digitalisieren: Digitalisierung wirkt nur dort entlastend, wo Verfahren zuvor vereinfacht wurden. Analoge Komplexität bleibt auch digital komplex.
• Die vielen kleinen Reibungsverluste ernst nehmen: Nicht der große Fels blockiert Systeme, sondern tausend kleine Kiesel. 72 Prozent der KMU berichten von deutlich gestiegenem Bürokratieaufwand.

Kritische Würdigung: Symptome oder System? 

Die Frage bleibt: Sind 113 Maßnahmen ausreichend für eine grundlegende Reform? Petra Stuiber vom „Standard“ formuliert es in ihrem Beitrag am 9. Dezember 2025 treffend: „113 Kieselsteine sind noch keine Reformstraße.“ Die Maßnahmen bekämpfen Symptome, nicht das Leiden an zu viel Bürokratie.

Was fehlt, sind mutige, strukturelle Reformen. Das One-Stop-Shop-Prinzip klingt gut, führt sich aber oft selbst ad absurdum, weil es dann doch noch des einen Formulars der Landes­verwaltung oder der Kommune bedarf. Ohne radikale Reformen – etwa in der Gesundheitsversorgung, bei der Bildung oder in der Regionalverwaltung – wird sich grundsätzlich wenig ändern.

Gleichzeitig warnt Ronald Pohl in seinem Debattenbeitrag im „Standard“ vom 25. Jänner 2026 vor zu viel „Bürokratie-Bashing“. Verwaltung ist nicht per se ein Moloch. Die Schaffung bürokratischer Einrichtungen entspringt dem Regelungsbedarf, den jedes Gemeinwesen geltend macht. Hochkomplexe Gesellschaften sind auf minutiöse Planung angewiesen. Wissenschaft, Technik, Planung müssen miteinander vermittelt werden.

Die Kunst besteht darin, die Balance zu finden: Bürgerinnen und Bürger sind vielleicht umso eher mündig und selbstbestimmt, je eher sie anerkennen, dass sie in bestimmten Bereichen auf qualifizierte Verwaltung angewiesen sind. Nicht jeder kann und muss alles selbst entscheiden.

Ein nüchternes Resümee: Zwischen Notwendigkeit und Reform

Die gute Bürokratie hat tatsächlich ein schlechtes Image – teilweise zu Unrecht, teilweise verdient. Max Webers Vision einer rationalen, effizienten Verwaltung ist und bleibt notwendig für einen funktionierenden Rechtsstaat. Die Herausforderung besteht darin, diese Verwaltung so zu gestalten, dass sie ermöglicht statt verhindert.

Für Österreichs Gemeinden bedeutet dies konkret:

• Das „Besteller-Prinzip“ muss konsequent umgesetzt werden: Wer anschafft, der zahlt auch.
• Dokumentations- und Berichtspflichten müssen digitalisiert und vereinheitlicht werden.
• Das Vertrauen in die kommunale Ebene muss gestärkt werden – weniger Kontrolle der Kontrolle.
• Innovative Lösungen für Nahversorgung, Post und Bankdienstleistungen brauchen flexible Rahmenbedingungen.
• Die Gemeinden brauchen Rechtssicherheit, aber auch Gestaltungsspielraum.

Die 113 Maßnahmen der Bundesregierung sind ein Anfang – Schellhorn selbst betont, dass weitere Pakete folgen müssen. Entscheidend wird sein, ob aus den vielen kleinen Kieselsteinen tatsächlich eine Reformstraße entsteht. Dies erfordert mehr als technische Anpassungen: Es braucht einen Kulturwandel in der Verwaltung, der Vertrauen vor Misstrauen, Ergebnisorientierung vor Formalisierung und Ermöglichen vor Verhindern stellt.

Zwischen Bürokratie-Bashing und Bürokratie-Verklärung liegt die Verantwortung für einen modernen Staat, der sich nicht an der Menge seiner Regeln misst, sondern an ihrer Verständlichkeit und Umsetzbarkeit – ein Staat, der seine Bürgerinnen und Bürger sowie seine Gemeinden als Partner begreift, nicht als Objekte der Verwaltung. Daran muss gearbeitet werden – nicht mit der Kettensäge, wie Schellhorn betont, aber mit der nötigen Präzision und dem Mut zur grundlegenden Reform.