So gelingt rechtssichere Beschaffung in der öffentlichen Verwaltung

Ein fehlendes Vergleichsangebot bei einer Direktvergabe, ein unzureichend dokumentierter Zuschlagsentscheid oder eine Rechnung ohne Bestellbezug: Im öffentlichen Beschaffungswesen lauern Compliance-Risiken, die bei der nächsten Prüfung durch den Stadtrechnungshof oder das Kontrollamt teuer werden können.

Die Zeiten, in denen Büromaterial, IT-Equipment oder Facility-Artikel informell beschafft wurden, sind endgültig vorbei. Das Bundesvergabegesetz (BVergG 2018), die Transparenzdatenbank sowie strenge Prüfvorgaben von Rechnungshöfen machen aus der indirekten Beschaffung ein rechtlich sensibles Handlungsfeld mit spürbaren Konsequenzen bei Verstößen.

Compliance in der öffentlichen Beschaffung: Vom Vergaberecht zur digitalen Praxis

Für öffentliche Auftraggeber, von Gemeinden über Städte bis zu Landesbehörden, ist die Einhaltung des Vergaberechts nicht verhandelbar. Das Bundesvergabegesetz 2018 (BVergG) schreibt transparente, nachvollziehbare und wettbewerbskonforme Verfahren vor, auch für indirekte Güter unterhalb der EU-Schwellenwerte. Bei Direktvergaben ab einem bestimmten Auftragswert muss sich der Auftraggeber um zumindest drei Vergleichsangebote oder Preisauskünfte bemühen und die Entscheidung dokumentieren.

Nachhaltigkeit ist in der öffentlichen Beschaffung längst gesetzliche Pflicht: Das BVergG verpflichtet öffentliche Auftraggeber, bei der Vergabe soziale, ökologische und innovative Aspekte zu berücksichtigen, dokumentiert und nachprüfbar. Für ausgelagerte öffentliche Unternehmen können darüber hinaus auch die EU-weiten Nachhaltigkeitsberichtspflichten der CSRD relevant werden. Ab Juli 2029 gilt zudem auf EU-Ebene die Corporate Sustainability Due Diligence Directive (CS3D).

Unverzichtbar ist zudem die Kontrolle von Lieferanten gegen Sanktionslisten (EU-Verordnungen, Embargovorgaben) sowie die Prüfung auf Ausschlussgründe nach dem BVergG, etwa Verstöße gegen Wettbewerbsrecht, Korruptionsdelikte oder Insolvenz. Verstöße gegen das Vergaberecht können zu Ausschreibungswiederholungen, Schadenersatzforderungen, strafrechtlichen Konsequenzen und einem massiven Vertrauensverlust in der Öffentlichkeit führen.

Kurzum: Compliance in der öffentlichen Beschaffung ist kein bürokratisches Hindernis, sondern Rechtssicherheit, Transparenz und Entlastung zugleich. Wer auf digitale Lösungen setzt, macht aus Compliance-Anforderungen einen automatisierten Prozess. Digitale Tools wie das automatische Einkaufsprotokoll der Beschaffungsplattform Unite und intelligente Workflows sind zentrale Instrumente, um Compliance-Anforderungen strukturiert einzuhalten, Lieferantenprüfungen effizient zu gestalten und Dokumentationspflichten verlässlich zu erfüllen.

Vom Vergabeverfahren bis zur Rechnungsprüfung: Compliance entlang des gesamten Prozesses

In der öffentlichen Beschaffung erstrecken sich Compliance-Anforderungen vom Vergabeverfahren über die Lieferantenprüfung bis zur lückenlosen Dokumentation jeder Beschaffungsentscheidung. Das BVergG fordert bereits heute das Bestbieterprinzip: Neben Preis und Qualität müssen soziale, ökologische und innovative Kriterien berücksichtigt werden. Systematische Lieferantenbewertungen ermöglichen es, diese Aspekte, von fairen Arbeitsbedingungen über Umweltstandards bis zu Integrität und Korruptionsprävention, strukturiert zu prüfen und revisionssicher zu dokumentieren.

Für Gemeinden und Landesverwaltungen bedeutet dies: Beschaffungsvorgänge müssen jederzeit prüfbar sein, etwa für Stadtrechnungshöfe, Landesrechnungshöfe oder das Bundesverwaltungsgericht. Konkret stellen sich dabei Fragen wie: Hat sich der Auftraggeber bei Direktvergaben ab einem bestimmten Auftragswert zumindest um drei Vergleichsangebote oder Preisauskünfte bemüht? Sind alle Angebote, Zuschlagsentscheidungen und Verträge lückenlos dokumentiert? Wie wird sichergestellt, dass Rechnungen mit der tatsächlichen Bestellung übereinstimmen? Und wurden Ausschlussgründe sowie Sanktionslisten systematisch geprüft?

Diese Fragen lassen sich ohne digitale Unterstützung kaum verlässlich beantworten, insbesondere in ressourcenknappen kleineren Gemeinden. Genau hier setzen moderne Beschaffungsplattformen an: Sie automatisieren die Dokumentation, ermöglichen Datenabfragen in Echtzeit und schaffen eine revisionssichere Grundlage für Audits.

Wie Unite Compliance in der öffentlichen Beschaffung automatisiert

Die Beschaffungsplattform von Unite wurde gezielt für die Anforderungen öffentlicher Auftraggeber entwickelt. Alle Lieferanten auf dem umfangreichen Marktplatz sind bereits hinsichtlich Datenschutz, Nachhaltigkeit, sozialer Verantwortung, Ethik und Integrität geprüft.

Darüber hinaus liefert Unite stets eine auditfähige Dokumentation zu jeder Einkaufsentscheidung auf der Plattform. „Mit unserem automatischen Einkaufsprotokoll wird jede Beschaffungsentscheidung dokumentiert: Produkt, Preis, eingesehene Vergleichsangebote und die Begründung, warum nicht das günstigste Angebot gewählt wurde, genau so, wie es das BVergG verlangt“, erklärt Klaus Klembas, Senior Strategic Account Manager für Public Procurement in Österreich. So entsteht ohne zusätzlichen Aufwand eine prüfungssichere Grundlage für Kontrollen durch Rechnungshöfe, Kontrollämter und Vergabeprüfstellen.