Beschaffungsprozesse sind optimierbar

Eine KPMG-Studie über das Beschaffungswesen deutscher Kommunen zeigt auf, dass Beschaffung in der Regel nicht sehr professionell gehandhabt wird. Kritisiert wird, dass es an Steuerungsinstrumenten mangelt und dass die Beschaffung von übergeordneten Zielvorgaben weitgehend entkoppelt ist. Ein Befund, der – so meinen Experten – sich auf die österreichische Situation übertragen lässt.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein gutes Beispiel für die Komplexität von Beschaffungsprozessen liefert die Betrachtung des Einkaufs von Schulmaterial in einer niederösterreichischen Gemeinde. Gehen hier einem örtlichen Lehrer Lehrmittel wie etwa die Kreide aus, so meldet er das dem zuständigen Kustodiat. Von dort wandert die Anforderung schriftlich zum Schuldirektor, der wiederum beim Bürgermeister um Kostenübernahme anfragt. Dieser ganze Prozess dauert. Schließlich kommt das OK vom Bürgermeister. Jetzt erst kann die eigentliche Anschaffung vorgenommen werden. Handelt es sich um eine Bestellung wird wohl noch zusätzlich etwas Wartezeit bis zur Lieferung verstreichen. Je nachdem wer schlussendlich die Bezahlung durchführt sind in dem ganzen Prozess zumindest vier Personen involviert und mit der Beschaffung dieser Kreide befasst. Effizient ist das sicherlich nicht.

66 Minuten für eine Kleinbestellung

Im deutschen Saarpfalz-Kreis hat man die Beschaffung genau unter die Lupe genommen.[i] Die Erhebung errechnet einen durchschnittlichen Zeitbedarf von 66 Minuten für die Abwicklung einer typischen Kleinbestellung mit fünf Artikeln. Bis zum Abschluss der Bestellung waren 24 Schritte notwendig.



In einem weiteren Schritt wurde untersucht, inwieweit der Beschaffungsprozess optimiert und durch den Einsatz von Technik unterstützt bzw. ersetzt werden könnte. Es zeigte sich, dass der Zeitbedarf für die Abwicklung des Einkaufsvorgangs um zwei Drittel auf 23 Minuten reduziert werden konnte. Die Anzahl der nötigen Arbeitsschritte wurde um mehr als die Hälfte auf 11 verkürzt.

Prozesse analysieren und optimieren

Klaus-Peter Ernst vom Hauptamt des Saarpfalz-Kreises zieht aus der Untersuchung den Schluss, dass es nötig ist, die Beschaffungsprozesse zunächst zu analysieren um sie dann optimieren zu können. Das Internet eröffnet hier neue Möglichkeiten. „Kostenvorteile und eine Zeitersparnis lassen sich grundsätzlich nur durch eine medienbruchfreie Digitalisierung und automatisierte Abläufe erzielen“[ii], so Ernst. Insofern würden eGovernement und die künftigen gesetzlichen Vorgaben zu eVergabe und eBeschaffung der öffentlichen Verwaltung zu mehr Wirtschaftlichkeit, Effizienz und Transparenz verhelfen.



[i] Ernst, Klaus-Peter: Elektronische Abschreibung und Bestellabwicklung von Büromaterialien. In: Broens, Michael/Glock, Christoph/Grosse, Eric: Best practices bei der Beschaffung ausgewählter Bedarfe. Von der Abfallentsorgung bis zum Winterdienst. B+G Wissenschaftsverlag, 2015.



[ii] Ebda, S. 315