KI-Ratgeber versprechen viel. Doch kleine Gemeinden brauchen vor allem klare Regeln, geprüfte Werkzeuge und Zusammenarbeit.
© generiert mit KI
Goldrausch im Gemeindeamt?
KI in der Verwaltung
Beratungsfirmen und Softwareanbieter überbieten sich derzeit mit Leitfäden, wie künstliche Intelligenz „skalierbar“ in die Prozesse kommt. Für Unternehmen mag das stimmen. Für Österreichs 2.092 Gemeinden gilt jedoch eine andere Logik und der EU AI Act macht sie gerade ziemlich deutlich.
Es ist Goldgräberzeit. Kaum eine Woche vergeht, in der nicht ein Whitepaper, ein Webinar oder ein „kostenloser Leitfaden“ im Posteingang eines Gemeindeamts landet, der erklärt, wie man mit künstlicher Intelligenz Zeit, Geld und Personal spart. Das jüngste Exemplar ging am 22. Oktober in meinem Postfach ein, es stammt von einer Digitalagentur aus dem deutschen Jena und trägt den nüchternen Titel „Künstliche Intelligenz“.
Versprochen werden ein Sieben-Schritte-Modell, Orientierung bei „Agentic AI“ und ein sicherer Weg durch den EU AI Act. Wer den Leitfaden anfordert, merkt schnell, worum es zuerst geht: um die eigene Mailadresse. Das Whitepaper ist kostenlos. Bezahlt wird mit dem Kontakt. Die Anforderung scheiterte übrigens mit dem Vermerk „Uuups, da ist ein Fehler passiert. Vorgang abgebrochen“. Das kann passieren.
Und es ist kein Vorwurf. Das ist Marketing, und Marketing ist legitim. Heikel wird es erst, wenn Gemeinden solche Texte als Gebrauchsanweisung lesen. Denn sie sind für jemand anderen geschrieben.
Die Diagnose stimmt
Fairerweise sei gesagt: Die Diagnose des Papiers trifft zu. Es beschreibt die sogenannte Schatten-KI. Mitarbeitende greifen zu frei verfügbaren Werkzeugen, niemand dokumentiert, niemand ist erkennbar verantwortlich und Verbote laufen ins Leere. In der Wirtschaft ist das längst Alltag. Laut Statistik Austria setzten 2025 bereits 30 Prozent der österreichischen Unternehmen mit mindestens zehn Beschäftigten KI ein, EU-weit waren es 20 Prozent. Seit 2021 hat sich der Anteil hierzulande mehr als verdreifacht.
Für Gemeinden gibt es keine solche Zahl. Das ist der erste Befund: Niemand weiß, wie viele der 2.092 österreichischen Gemeindeämter KI nutzen, offiziell oder unter der Hand.
In Deutschland gaben bei einer Forsa-Befragung im Sommer 52 Prozent der Bürgermeisterinnen und Bürgermeister an, dass KI in ihrer Verwaltung eingesetzt oder erprobt wird. In Auftrag gegeben hat die Umfrage ein Softwareanbieter. Auch das gehört zum Bild.
Wer realistisch ist, geht davon aus: Auch in Österreichs Gemeindeämtern formuliert ChatGPT längst den Beitrag für die Gemeindezeitung, fasst Stellungnahmen zusammen und glättet Sitzungsprotokolle. Nicht aus Leichtsinn, sondern weil die Arbeit mehr wird und das Personal nicht. Schatten-KI ist in der Gemeinde kein Disziplinproblem. Sie ist ein Symptom der Überlastung.
Die Therapie passt nicht
Hier endet die Übertragbarkeit. Das Papier empfiehlt, KI an „eindeutig formulierten Geschäftszielen“ auszurichten, Prozessverantwortliche zu benennen, Datenklassen zu definieren, ein KI-Inventar zu führen und Pilotprojekte mit vorab festgelegten Erfolgskriterien aufzusetzen. Alles vernünftig, für einen Konzern mit Digitalabteilung. In einer Gemeinde mit 1.500 Einwohnern sind Prozessverantwortlicher, Datenschutzkoordinator, IT-Abteilung und Amtsleitung oft ein und dieselbe Person. Und die hat am Nachmittag Parteienverkehr.
Schwerer wiegt etwas anderes. Die Beispiele des Leitfadens stammen aus Handel, Vertrieb und Kundenservice: Agenten, die Warenkörbe strukturieren, Bestellungen anstoßen und „Standardfälle eigenständig abschließen“. Im Kundenservice ist das ein Effizienzgewinn. Im Gemeindeamt ist ein Standardfall ein Verwaltungsverfahren. Und ein Verwaltungsverfahren endet mit einer Erledigung, die nach dem AVG von einem Genehmigungsberechtigten zu verantworten ist. Die Verwaltung darf nach Artikel 18 B-VG nur auf Grund der Gesetze handeln. Ein Agent mag recherchieren, vorsortieren und Entwürfe vorbereiten. Unterschreiben kann er nicht. Haften auch nicht. Das übernimmt im Zweifel die Gemeinde, nach dem Amtshaftungsgesetz.
Diese Zurechenbarkeit ist kein bürokratisches Relikt, das man wegautomatisieren könnte. Sie ist der Grund, warum Bürgerinnen und Bürger einen Bescheid akzeptieren, der ihnen nicht gefällt. Wer die Frage, wie weit ein System eigenständig handeln darf, als Aufgabe des Prozessdesigns behandelt, hat die Verwaltung missverstanden. In der Gemeinde beantwortet diese Frage die Verfassung.
Dazu kommt der Datenschutz, der in Unternehmensleitfäden meist als Unterpunkt der Governance läuft. Für Gemeinden ist er die Hauptsache. Ein Gemeindeamt verarbeitet Meldedaten, Bauakten, Anträge auf Unterstützung und Daten von Kindern in Kindergarten und Schule. Wer solche Daten in ein frei verfügbares KI-Werkzeug kopiert, gibt sie an einen Anbieter weiter, mit dem die Gemeinde keinen Auftragsverarbeitungsvertrag nach Artikel 28 DSGVO geschlossen hat, nicht selten auf Servern außerhalb der EU. Artikel 22 DSGVO gibt Betroffenen zudem das Recht, keiner ausschließlich automatisierten Entscheidung mit rechtlicher Wirkung unterworfen zu werden. Das gilt zwar auch für Unternehmen, aber kein Unternehmen trifft so viele Entscheidungen mit rechtlicher Wirkung wie eine Behörde. Schatten-KI ist im Gemeindeamt deshalb kein Governance-Defizit, sondern im Ernstfall ein Datenschutzverstoß, für den die Gemeinde als Verantwortliche einsteht.
Was der AI Act tatsächlich verlangt
Bleibt der EU AI Act, das Lieblingsargument jedes Beratungsprospekts. Hier lohnt der genaue Blick, denn heuer hat sich viel verschoben.
Mit der Digital-Omnibus-Verordnung (EU) 2026/1744 hat die EU die Pflichten für Hochrisiko-Systeme nach Anhang III auf den 2. Dezember 2027 verschoben, jene für KI in regulierten Produkten auf den 2. August 2028. Bereits seit Februar 2025 gelten die Verbote bestimmter Praktiken und die Pflicht zur KI-Kompetenz. Letztere wurde mit 27. Juli 2026 entschärft: Wer KI beruflich einsetzt, muss Maßnahmen setzen, um die Kompetenz der Mitarbeitenden zu unterstützen. Ein bestimmtes Niveau garantieren muss niemand. Ein Zertifikat schreibt die Verordnung nicht vor.
Dienstanweisung und Schulung reichen
Für Gemeinden ist das eine gute und eine schlechte Nachricht. Die gute: Wer teure „AI-Act-Zertifizierungen“ für Gemeindebedienstete angeboten bekommt, darf freundlich ablehnen. Eine klare Dienstanweisung, eine Einschulung und eine ehrliche Klärung, welche Daten in welches Werkzeug dürfen, sind ein ordentlicher Anfang.
Die schlechte: Für die öffentliche Hand wird es dort ernst, wo Unternehmen gar nicht hinkommen. Anhang III erfasst ausdrücklich KI, mit der Behörden prüfen, ob jemand Anspruch auf öffentliche Leistungen hat. Öffentliche Stellen, die solche Systeme einsetzen, müssen vorab eine Grundrechte-Folgenabschätzung durchführen. Ein Leitfaden, der den AI Act als „Governance-Frage“ für Unternehmen erklärt, sagt dazu nichts. Er kann es auch nicht. Er wurde nicht dafür geschrieben.
Generierte Texte müssen gekennzeichnet werden
Eine Pflicht betrifft Gemeinden dagegen ganz unmittelbar und kaum ein Leitfaden erwähnt sie: Artikel 50 des AI Act. Wer mit KI erzeugte Texte veröffentlicht, um die Öffentlichkeit über Angelegenheiten von öffentlichem Interesse zu informieren, muss das offenlegen. Das ist ziemlich genau die Beschreibung einer Gemeindezeitung, einer Gemeinde-Website oder der Facebook-Seite des Gemeindeamts.
Die Ausnahme ist bezeichnend: Die Kennzeichnung entfällt, wenn ein Mensch den Text geprüft hat und redaktionell dafür verantwortlich ist. Der AI Act verlangt hier nichts anderes als das Verwaltungsrecht beim Bescheid. Am Ende muss jemand mit Namen dafür geradestehen. Wer das organisiert, braucht kein Warnschild. Wer KI-Texte ungeprüft online stellt, sehr wohl.
Wo Gemeinden tatsächlich gewinnen
Heißt das: Finger weg? Im Gegenteil. Die nützlichsten KI-Anwendungen im Gemeindeamt sind unspektakulär. Protokolle, Übersetzungen, barrierefreie Dokumente, Textbausteine: Genau das stand im Februar auf dem Programm eines Gemeindeseminars, das das Tiroler Bildungsinstitut Grillhof gemeinsam mit dem Tiroler Gemeindeverband veranstaltet hat.
Auch der Schritt vom Test in den Alltag ist bereits gelungen. Lamprechtshausen im Flachgau, eine der ersten Testgemeinden, setzt den Gem2Go Copilot längst im Regelbetrieb ein, inzwischen arbeiten mehr als 70 Gemeinden in ganz Österreich damit.
Der Assistent beantwortet Bürgerfragen auf Basis dessen, was die Gemeinde selbst hinterlegt, erklärt Förderrichtlinien in einfacher Sprache und hilft bei Texten für die Gemeindewebsite. Demnächst nimmt eine KI-Stimme auch Anrufe am Gemeindeamt entgegen und verbindet bei Bedarf mit der zuständigen Mitarbeiterin oder dem zuständigen Mitarbeiter. Zwei Grenzen sind eingebaut: Behördliche Entscheidungen trifft er nicht und veröffentlicht wird erst nach Prüfung durch die Gemeinde. Genau das verlangt der AI Act.
Das Muster ist lehrreich. Der Gewinn entsteht nicht dort, wo eine einzelne Gemeinde ein Sieben-Schritte-Programm aus der Konzernwelt nachbaut. Er entsteht dort, wo KI in eine Plattform kommt, die viele Gemeinden teilen, mit klar begrenzten Daten und einem Anbieter, der den kommunalen Rechtsrahmen kennt. Das ist keine technische Frage, sondern eine organisatorische. Und sie hat in Österreich eine bewährte Antwort: Zusammenarbeit. Gemeindeverbände, Landes-IT, Gemeindebund und die etablierten Gemeinde-Softwarehäuser können Mustervorlagen für Dienstanweisungen, geprüfte Werkzeuge und gemeinsame Schulungen bereitstellen. 2.092 Gemeinden, die jede für sich ein KI-Inventar erfinden, wären die teuerste denkbare Lösung.
Wie gemeinsames Lernen aussehen kann, zeigt die Wirtschaft selbst: In Oberösterreich schulen 13 Betriebe ihre Fachkräfte gemeinsam mit einem Forschungspartner und einer Anwaltskanzlei für Agentic AI. Für Gemeindeverbände wäre das eine Blaupause (www.biz-up.at/artikel/fit-fuer-agentic-ai).
Wie das im Großen laufen kann, zeichnet sich gerade ab. Im Oktober haben Gemeindebund-Präsident Johannes Pressl und Digitalisierungsstaatssekretär Alexander Pröll die Gemeindedatenplattform vorgestellt, die Gemeinde- und Städtebund ab 1. Jänner gemeinsam aufbauen. Der Bund stellt dafür 8 Millionen Euro bereit, fertig sein soll die Plattform bis Ende 2029. Sie soll die Daten aus den vielen kommunalen „Datenbunkern“, wie Pressl sie nennt, vereinheitlichen, Schnittstellen zu ID Austria und zur Datendrehscheibe dadeX schaffen und einen internen Marktplatz bieten, eine Art App-Store für Gemeinden. Eine KI-Strategie ist das noch nicht. Aber es ist ihre Voraussetzung.
Wer KI im Amt sinnvoll einsetzen will, braucht saubere, geteilte Daten und geprüfte Werkzeuge, die nicht jede Gemeinde einzeln auf dem freien Markt zusammensuchen muss. Genau das kann kein Whitepaper liefern. Ob die Plattform hält, was sie verspricht, wird sich an der Kleingemeinde mit einer Halbtagskraft im Amt entscheiden.
Drei Fragen vor jedem Leitfaden
Wer als Bürgermeisterin oder Bürgermeister das nächste Whitepaper auf dem Schreibtisch hat, kommt mit drei Prüffragen weit:
- Für wen ist das geschrieben? Wenn die Beispiele Warenkorb, CRM und Vertriebssignal heißen, dann nicht für die Gemeinde.
- Wer unterschreibt am Ende? Jedes Werkzeug, das Fälle „eigenständig abschließt“, kollidiert mit dem Verwaltungsverfahren.
- Wohin gehen die Daten? Meldedaten, Bauakten und Anträge auf Unterstützung gehören in kein Werkzeug, dessen Server niemand im Amt benennen kann.
Die Goldgräber haben recht, wenn sie sagen, dass KI die Verwaltung verändern wird. Sie irren, wenn sie glauben, man könne Gemeinden digitalisieren wie Handelsketten. Eine Gemeinde ist kein Unternehmen mit Bürgern als Kunden. Sie ist eine Gebietskörperschaft, deren Bürgerinnen und Bürger Rechte haben. Die brauchbarste KI-Strategie für Österreichs Gemeinden passt deshalb in kein Whitepaper. Sie lautet: gemeinsam, begrenzt, verantwortet.
