Endlich effizient einkaufen

Shoppingerlebnis, Shoppingtempel, Shoppingsucht. Was im Privaten für immer mehr Menschen zur vergnüglichen Freizeitgestaltung avanciert, kann im kommunalen Bereich eine recht mühsame Angelegenheit sein: das Einkaufen.



Das liegt daran, dass die Dinge, die von der Gemeinde angeschafft werden müssen, keine Luxusartikel und Unterhaltungsprodukte sind. In der kommunalen Beschaffung geht es vielmehr um Güter, die dringend gebraucht werden, und diese zu organisieren ist vielmehr eine Notwendigkeit denn ein Vergnügen. Anträge, Genehmigungen, Ausschreibungen und langwierige bürokratische Prozesse sind selbst bei kleinen Anschaffungen leider meist nicht die Ausnahme, sondern der Regelfall. Dabei können heutzutage die gesamten Beschaffungsprozesse mit Leichtigkeit gestrafft und optimiert werden. In hunderten österreichischen Gemeinen werden sie das auch schon. Diese Gemeinden wechselten nämlich bereits auf eine medienbruchfreie Digitalisierung mit automatisierten Abläufen. Das Tool, das sie dazu nutzen, ist eine Plattform, die die bisherigen Hürden im Prozessverlauf beseitigt und ihn dadurch wesentlich einfacher und effizienter macht. Sie heißt Kommunalbedarf.at und vereint sämtliche Arbeitsschritte, wie zum Beispiel die Zuweisung von Kostenstellen bei der Bestellung oder die Abbildung der Freigabeverfahren in nur einem transparenten System.



Die neue Beschaffungsplattform Kommunalbedarf.at wurde auf der Kommunalmesse in Klagenfurt erstmals der Öffentlichkeit präsentiert und von den Gemeindemitarbeitern mit großem Interesse geprüft und getestet. Begeistert zeigte sich das Fachpublikum nicht nur von der Vollabdeckung des Sortiments für den kommunalen Bedarf. Über 100.000 Artikel von namhaften Lieferanten werden zu spezifisch ausgehandelten Preisen für Gemeinden angeboten. Ein effizienter Preisvergleich ist zudem durch mehrere Lieferanten pro Produkt gewährleistet.

Individuell anpassbar

Diese klassischen Vorteile von Online-Marktplätzen sind jedoch im Fall von Kommunalbedarf.at nur ein Pro-Argument von vielen. Besondere Wertschätzung genießt die Plattform, da sie auf individuelle Wünsche jeder Gemeinde einzugehen vermag. In Zeiten der Globalisierung, in der das Unterstützen der eigenen Region eine notwendige, weil vorbildhafte Pflicht der Gemeinden darstellt, bietet Kommunalbedarf.at zwei essenzielle Features: Es ermöglicht das gezielte Finden regionaler Anbieter und in einem weiteren Schritt sogar das Anbinden eigener Wunschlieferanten an das gesamte Shopsystem.

Auf bewährte Zulieferer zurückgreifen ist möglich

Das bedeutet, dass jede Gemeinde ihre Kaufentscheidung nicht nur aus dem Angebot der bereits vorhandenen Anbieter treffen kann, sondern auch ihre eigenen, womöglich schon seit langem bestehenden und bewährten Zulieferer erhalten und in das System einbinden kann.



Gleichzeitig profitieren sämtliche Beteiligte durch den Wegfall der herkömmlichen Anschaffungsprozeduren. Die gemeindeeigene Beschaffungsstelle wird spürbar entlastet, denn sie muss nur noch als zentrale Steuerung einer dezentralen Beschaffung fungieren. Im Klartext: Wer auch immer in der Gemeinde bisher eine Anschaffung tätigen (und zuvor natürlich bewilligen) lassen musste, wird nun zu einem direkten User.



Die Beschaffungsstelle, oder ein anderer frei bestimmbarer Verantwortlicher, erhält Administratorenstatus und kann jedem Gemeindemitarbeiter individuelle Rechte und Budgets für seinen jeweiligen Verantwortungsbereich zuweisen. So bekommt der Schuldirektor beispielsweise ein bestimmtes Jahresbudget für den Teilbereich „Schule+Sport“ oder „Lehrerbedarf“ zugewiesen, oder der Bauhofmitarbeiter für die Produktsparten „Dübeltechnik“ und „Werkzeuge“ der Kategorie „Bauhof“. Bestellen werden sie fortan selbst, unmittelbar und sobald Bedarf  besteht.



Auf diese Weise werden die Arbeitsschritte eines Einkaufsvorgangs durchschnittlich von bisher 23 auf nur mehr 11 Schritte gesenkt. Die Lieferzeiten werden verkürzt, die Effizienz erhöht, Arbeitszeit eingespart und die Transparenz und Übersicht signifikant gesteigert, denn die Plattform bietet eine nachvollziehbare und lückenlose Abbildung sämtlicher Einkäufe.



Die Hemmschwelle zum Umstieg auf das professionelle Einkaufsmanagement ist denkbar niedrig. Die Registrierung, ebenso wie das Einrichten der User und Berechtigungsgruppen ist schnell, einfach und kostenlos. Zusätzlich steht der Gemeinde der umfassende Support des Kommunalbedarf-Teams, ebenfalls kostenlos, zur Seite.



Weitere Infos unter www.kommunalbedarf.at