Vergabe
Die Dokumentation des Vergabeverfahrens
Im Rahmen dieser Dokumentationspflichten sollen alle wesentlichen Entscheidungen und Vorgänge ausreichend dokumentiert werden, was zur Nachvollziehbarkeit von Entscheidungen und schlussendlich zur Transparenz beitragen soll. Der Auftraggeber hat daher den Fortgang des Vergabeverfahrens so zu dokumentieren, dass Entscheidungen in allen Stufen des Vergabeverfahrens entsprechend begründet werden können. Der Umfang der Dokumentationspflicht ist vom gewählten Vergabeverfahren abhängig.
Direktvergabe
Bei Vorliegen einer Direktvergabe oder einer Direktvergabe mit Bekanntmachung sieht das Bundesvergabegesetz (BVergG) erleichterte (Mindest-)Dokumentationspflichten vor. Hierbei sind lediglich die eingeholten Angebote, der Gegenstand und Wert des Auftrages, der Name des Auftragnehmers, die Preisangemessenheit (sofern der Dokumentationsaufwand vertretbar ist) zu dokumentieren.
Im Falle der Direktvergabe mit vorheriger Bekanntmachung sind darüber hinaus auch alle anderen wesentlichen Festlegungen und Vorgänge im Vergabeverfahren zu dokumentieren.
Andere Verfahrensarten im Unter- und Oberschwellenbereich
Bei allen anderen Verfahrensarten im Unter- und Oberschwellenbereich sind alle wesentlichen Entscheidungen und Vorgänge im Zusammenhang mit einem Vergabeverfahren so ausreichend zu dokumentieren, dass sie jederzeit nachvollzogen werden können.
Demnach sind auch bereits Entscheidungen im Zuge der Vorbereitung der Ausschreibung zu dokumentieren (z. B. Wahl des Vergabeverfahrens, Beteiligung Dritter an der Erstellung der Ausschreibungsunterlagen etc.)
Zusätzlich dazu ist vom Auftraggeber über jeden vergebenen Auftrag ein Vergabevermerk gemäß § 147 BVergG zu erstellen, indem Gegenstand und Wert des Auftrages, Namen der berücksichtigten Bieter, Name der Bieter, deren Angebote ausgeschieden wurden sowie die Gründe für das Ausscheiden, Name der/des erfolgreichen BieterIn/s und Gründe für die Auswahl ihres/seines Angebotes etc. festgehalten werden.
Im Unterschwellenbereich kann auf die Erstellung eines Vergabevermerkes verzichtet werden, wenn die erforderlichen Informationen ohne großen Aufwand aus der Vergabedokumentation ersichtlich sind.
Dokumentation drei Jahre aufbewahren
Die Dokumentation ist nach Zuschlagserteilung für jedenfalls drei Jahre aufzubewahren. Verträge sind für die Dauer ihrer Laufzeit aufzubewahren. Zu beachten sind dabei auch gegebenenfalls Aufbewahrungspflichten nach anderen Rechtsvorschriften.
Infos
Schramm Öhler Rechtsanwälte
Herrengasse 3-5, 3100 St. Pölten
kanzlei@schramm-oehler.at
Tel. 02742/222 95
