Ein Dashboard für Bürgermeister und Amtsleiter

„Wer von euch kann heute sagen, wie es aktuell um seine Personalkosten steht – ob die im Plan, über Plan oder unter Plan sind?" Mit dieser Frage eröffnete Rainer Friedmann seinen Workshop. Der Softwareentwicklungsspezialist betreut seit 25 Jahren österreichische Gemeinden rund um die Finanzsoftware K5. Seine Beobachtung: Die Unsicherheit in den Amtsstuben ist groß. Daten liegen in unterschiedlichen Systemen verstreut, der Zugriff scheitert oft an fehlenden Berechtigungen oder schlicht daran, dass Führungskräfte gerade nicht am Gemeindeamt sitzen.

Genau dort setzt das neue Modul „k5 next_Management" an, das Friedmann gemeinsam mit dem Unternehmer und ehemaligen Bürgermeister Jakob Frey im Rahmen des Kommunalwirtschaftsforums präsentierte. Das Werkzeug holt die Zahlen live aus der Finanzbuchhaltung und stellt sie grafisch aufbereitet auf jedem Endgerät zur Verfügung. Voraussetzung ist, dass die Buchungen journalisiert sind, also ein Tagesabschluss in der Buchhaltung durchgeführt wurde. Ohne diesen Zwischenschritt würden veraltete oder falsche Werte ins Dashboard wandern.

Ein gemeinsames Fundament für alle Daten

Ein zentrales Argument der Entwickler ist die gemeinsame Datenbasis. Die bestehenden k5-Anwendungen – vom Finanzmanagement bis zu den Verfahren – arbeiteten bisher weitgehend nebeneinander. Nun entstehe aber ein einheitliches Fundament. Anwendungen können miteinander kommunizieren, und über eine offene Schnittstelle lassen sich auch Daten außerhalb der Buchhaltung einspielen, etwa Energieverbräuche oder Kennzahlen aus dem Kindergarten.

Für Frey ist dieser Schritt entscheidend, weil Finanzzahlen allein die Arbeit einer Gemeinde nicht abbilden. „Wenn es um politische Strategien geht, geht es um die Menschen, um die Kinder, um die Mütter", sagte er. Solche Bereiche wolle man künftig genauso monitoren können wie den Budgetstand eines Kontos.

Vom Bauchgefühl zur messbaren Kennzahl

Frey brachte seine Erfahrung als Bürgermeister von Hart bei Graz in den Vortrag ein. Die Gemeinde war beim Amtsantritt deutlich überschuldet, der Bundesrechnungshof prüfte, neunzehn Sachverhalte mussten rechtlich geklärt werden. „Ich brauche die komplette Gemeinde in der Übersicht, damit ich weiß, wo ich hinschauen muss", habe er damals zu einem Softwareberater gesagt. Was er suchte, nennt die Fachwelt ein Business-Information-System – ein Werkzeug also, das Abweichungen sichtbar macht, bevor aus ihnen ein Problem wird.

Seine Beobachtung: Lang gediente Amtsinhaber arbeiten oft mit einem Bauchgefühl, das aus jahrzehntelanger Routine stammt. Neue Bürgermeister haben dieses Gefühl nicht. Sie sind darauf angewiesen, sich auf Mitarbeiter zu verlassen – oder eben auf belastbare Zahlen. „Ein Ziel, das nicht messbar ist, ist kein Ziel", brachte Frey die Logik auf den Punkt. Nur was sich darstellen lasse, könne man auch überprüfen.

Eine Funktion, die kaum jemand nutzt

Friedmann machte auf eine Möglichkeit aufmerksam, die es bereits im klassischen K5-Finanzbudget gibt, die aus seiner Sicht aber selten genutzt wird. Neben dem Jahresbudget lässt sich pro Konto hinterlegen, welcher Anteil zu einem bestimmten Zeitpunkt im Jahr ausgeschöpft sein sollte. Das Dashboard zeigt dann auf einen Blick, wenn ein Kontostand schneller sinkt als geplant. „Viele Gemeinden verwenden diese Funktion nicht", bedauerte der Finanzspezialist. Das neue Modul bereite diese Information nun tagesaktuell und grafisch auf.

Transparenz als politisches Werkzeug

Für Frey liegt ein wesentlicher Gewinn in der veränderten Diskussionskultur. Wenn Gemeinderäte auf dieselben, aktuellen Zahlen zugreifen können, verschiebt sich die Qualität der Debatten. „Gott sei Dank habe ich endlich ein Tool, das ich jedem Gemeinderat gebe, und dann habe ich keine Diskussionen mehr. Meine Entscheidungen sind nachvollziehbar, belegbar, transparent", beschrieb er den Effekt. Interpretationsspielräume, die heute durch fehlendes Wissen entstehen, ließen sich so auf eine gemeinsame Grundlage zurückführen.

Nicht alle im Publikum teilten diese Einschätzung. Ein erfahrener Amtsleiter meldete sich zu Wort und gab zu bedenken, dass er als täglicher Anwender des Finanzsystems ohnehin den Überblick habe. Für ihn sei der Mehrwert eines zusätzlichen Werkzeugs begrenzt. Frey entgegnete, die eigentliche Zielgruppe sei eine andere: neue Bürgermeister, Vizebürgermeister und Gemeinderäte, die sich bisher nicht in die Finanzsoftware einarbeiten konnten.

Wohin die Reise geht

Der präsentierte Funktionsumfang ist nach Angaben der Entwickler die erste Ausbaustufe. In den kommenden Monaten sollen weitere Datenquellen angebunden werden, darunter der elektronische Akt. Langfristig ist eine tiefere Integration von Künstlicher Intelligenz geplant. Friedmann skizzierte, wie Nutzer künftig per Texteingabe etwa eine Gegenüberstellung der Energiekosten ab 2020 abrufen könnten – das System würde die passenden Daten erkennen, aufbereiten und zusätzlich eine kurze Beschreibung mitliefern. Auch ein Vergleich mit ähnlich gelagerten Gemeinden, ein sogenanntes Benchmarking, steht auf der Entwicklungsliste. 

Frey dämpfte allzu hohe Erwartungen an die KI mit einem Hinweis. Man müsse bei der Interpretation der Ergebnisse vorsichtig bleiben. Der eigentliche Mehrwert liege weniger in der automatisierten Antwort als in der Fähigkeit, einem unerfahrenen Amtsinhaber rasch aufzuzeigen, welche Handlungsoptionen er hat, wenn zum Beispiel die Liquiditätsplanung kritisch wird.

Vorgestellt in Krems

Rainer Friedmann und Jakob Frey präsentierten die Software im Rahmen des Workshops „Vom Zahlenwerk zur Führungsinformation" beim Kommunalwirtschaftsforum 2026, das von 21. bis 23. April im Hotel Steigenberger in Krems stattfand. Die Veranstaltung brachte Bürgermeisterinnen und Bürgermeister, Amtsleitungen und Entscheidungsträger aus ganz Österreich zusammen. Digitalisierung und der Einsatz Künstlicher Intelligenz gehörten heuer zu den Schwerpunktthemen des Forums.