Die Nichtbeachtung von Dokumentationspflichten kann insbesondere bei etwaigen Nachprüfungsverfahren, Förder- oder Rechnungshofprüfungen zu Lasten des öffentlichen Auftraggebers gehen.
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Dokumentationspflichten im Vergaberecht
Im Rahmen der Durchführung eines Vergabeverfahrens sind öffentliche Auftraggeber verpflichtet, alle wesentlichen Entscheidungen und Vorgänge im Zusammenhang mit dem Vergabeverfahren umfassend zu dokumentieren. Diese Dokumentationspflicht besteht auch, wenn sich diese bei der Durchführung des Vergabeverfahrens von einem Dritten, z.B. einen Rechtsanwalt, ein technisches Büro etc. unterstützen lassen.
Die Dokumentationspflicht umfasst sowohl den formellen Ablauf des Verfahrens als auch alle wesentlichen, inhaltlich getroffenen Entscheidungen.
Zentrales Element der Dokumentation ist der Vergabevermerk gemäß § 147 Bundesvergabegesetz 2018 (BVergG). In diesem müssen einige dokumentationspflichtige Inhalte bereits verpflichtend festgehalten werden. Ein Vergabevermerk ist für jeden vergebenen Auftrag, über jede abgeschlossene Rahmenvereinbarung und über jedes eingerichtete dynamische Beschaffungssystem bzw. auch bei Widerruf eines jeden Vergabeverfahrens zu erstellen.
Auch wenn für den Vergabevermerk bereits Mindestinhalte im BVergG 2018 vorgegeben sind, ist zu beachten, dass auch an anderer Stelle des BVergG 2018 weitere, vergaberechtliche Dokumentationspflichten normiert sind. Darüber hinaus können auch Förderverträge oder -bedingungen ergänzende Dokumentationspflichten vorsehen.
Erleichterte Dokumentationspflichten bei Direktvergaben
Bei Direktvergaben und Direktvergaben mit vorheriger Bekanntmachung gelten erleichterte Dokumentationspflichten. Dabei sind zumindest alle wesentlichen Festlegungen und Vorgänge im Vergabeverfahren, der Gegenstand und Wert des vergebenen Auftrages, der Name des Auftragnehmers sowie, sofern der Dokumentationsaufwand wirtschaftlich vertretbar ist, die Prüfung der Preisangemessenheit zu dokumentieren.
Förderungskürzungen bei Nichtbeachtung von Dokumentationspflichtenmöglich
Die Nichtbeachtung von Dokumentationspflichten kann insbesondere bei etwaigen Nachprüfungsverfahren, Förder- oder Rechnungshofprüfungen zu Lasten des öffentlichen Auftraggebers gehen.
Ein Verstoß gegen die Dokumentationspflichten im Rahmen eines aus EU-/nationalen-Mitteln geförderten Projektes kann darüber hinaus unter Umständen auch zu signifikanten Förderungskürzungen, einer vollständigen Streichung der Fördermittel oder sogar zu Rückzahlungsverpflichtungen der gewährten Mittel führen.
Weitere Informationen
Schramm Öhler Rechtsanwälte
Tel.: 02742/222 95
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