Vorsteuerabzug und Rechnungsmerkmale

• Die Lieferung und/oder Leistung wird für den unternehmerischen Bereich der Gemeinde erbracht.
• Der Leistungserbringer ist ein anderer Unternehmer.
• Die Vorsteuer ist in einer Rechnung iSd § 11 UStG gesondert ausgewiesen.

Grundsätzlich wird zwischen mehreren Arten von Rechnungen unterschieden: Rechnung und Kleinbetragsrechnung, Gutschriftsrechnung und elektronische Rechnung, für welche noch zusätzliche Kriterien zu erfüllen sind. 

In wieweit eine Rechnung nun als Rechnung oder Kleinbetragsrechnung einzustufen ist, hängt von der Höhe des Rechnungsbetrages ab: Liegt der Bruttorechnungsbetrag unter 400 Euro, so spricht man von einer Kleinbetragsrechnung (auch oft als Kassenbon bezeichnet).

Die elf Merkmale einer Rechnung

Gemäß § 11 Abs. 1 Z.3 UStG muss eine Rechnung folgende Rechnungsmerkmale beinhalten:

1. Ausstellungsdatum
2. Name und Anschrift des liefernden bzw. leistenden Unternehmens
3. Beschreibung der Lieferung (inkl. Menge und handelsübliche Bezeichnung) bzw. Art und Umfang der Leistung
4. Liefertag bzw. Leistungszeitraum
5. Bruttoentgelt (inkl. Steuerbetrag) der gelieferten Waren bzw. Leistung
6. Der anzuwendende Steuersatz oder der Hinweis auf die Steuerbefreiung oder Übergang der Steuerschuld
7. Name und Anschrift des Empfängers
8. UID-Nummer des liefernden bzw. leistenden Unternehmens
9. Nettoentgelt der Lieferung bzw. Leistung sowie den Steuerbetrag - gibt es mehrere Steuersätze in einer Rechnung, so sind die Entgelte nach Steuerbeträgen und –sätzen zu trennen
10. Fortlaufende (Rechnungs-)Nummer
11. UID-Nummer des Empfängers ist zwingend ab einem Bruttorechnungsbetrag von 10.000 Euro anzuführen – der Vorsteuerabzug steht erst dann zu, wenn die UID-Nummer auf der Rechnung vermerkt ist.

Bei Kleinbetragsrechnung ist es einfacher

Während die Rechnung elf Merkmale benötigt, um als Rechnung zu gelten, reichen für die Kleinbetragsrechnung die Merkmale Nr. 1 bis 6 aus.

Anzahlungsrechnungen

Auch Anzahlungsrechnungen müssen die formalen Rechnungsmerkmale für den Vorsteuerabzug erfüllen. Dieser steht bei Anzahlungsrechnungen im Regelfall erst mit der erfolgten Zahlung zu. Im Normalfall hingegen steht der Vorsteuerabzug bereits im Zeitpunkt der Rechnungsausstellung zu. Trifft eine Rechnung zu spät für die Erfassung im vorgesehenen UVA-Zeitraum ein, kann eine Erfassung dieser auch im Zeitraum des Einlangens erfolgen. 

Gutschriftsabrechnungen

Bei Gutschriftsabrechnungen, welche vom Leistungsempfänger an den Leistungserbringer ausgestellt werden, ist zusätzlich zu den oben angeführten Punkten auf folgende Erfordernisse zu achten:

• Die Gutschriftsabrechnung muss ausdrücklich als Gutschrift bezeichnet werden.
• Der Empfänger der Gutschrift (Leistungserbringer) muss berechtigt sein, die Steuer gesondert auszuweisen.
• Beide Parteien müssen damit einverstanden sein, dass die Lieferungen bzw. Leistungen mittels Gutschriften abgerechnet werden.
• Die Gutschrift muss dem Leistungserbringer zugestellt worden sein um Wirkung zu entfalten.

Sonderfall elektronische Rechnung

Zusätzlich zu den elf Rechnungsmerkmalen müssen die Echtheit der Herkunft, die Unversehrtheit des Inhalts sowie die Lesbarkeit gewährleistet sein. Gewährleistet werden kann dies z. B. durch die Versendung mit einer qualifizierten elektronischen Signatur.

Liegt ein verlässlicher Prüfpfad (sowohl materielle als auch formelle Rechnungsprüfung) vor und wird die Rechnung archiviert, wobei dies elektronisch und/oder physisch als Ausdruck möglich ist, steht der Vorsteuerabzug zu.

Rechnungsmängel

Fehlen Rechnungsmerkmale bei Rechnungen bzw. sind diese falsch ausgestellt, droht im schlimmsten Fall der Verlust des Vorsteuerabzuges. Bekommt man einmal eine falsch ausgestellte Rechnung, was durchaus vorkommen kann, sollte man diese sofort berichtigen lassen.

Wartet man bis zu einer möglichen Betriebsprüfung, kann es sein, dass Rechnungen nicht mehr korrigiert werden können (z. B. Konkurs des ausstellenden Unternehmers) und der Vorsteuerabzug geht verloren. 

Fehlt zum Beispiel Name und Anschrift des Leistungserbringers bzw. existiert dieser nicht unter der angegebenen Adresse, liegt keine Rechnung vor. Es besteht kein Vorsteuerabzug. Es reicht allerdings aus, wenn die Bezeichnung des Leistenden und des Abnehmers derart ausgestaltet ist, dass eine Feststellung des Namens und der Adresse möglich ist, um den Vorsteuerabzug zu wahren.

Des Weiteren empfiehlt sich die Kontrolle der UID-Nummer des Leistungserbringers, wenn zum ersten Mal an den Unternehmen ein Auftrag vergeben wird. Aber auch bei bestehenden Geschäftsverbindungen empfiehlt sich die Kontrolle der UID-Nummer in unregelmäßigen Zeitabständen (z. B. über Finanz Online inkl. Dokumentation der Kontrollmaßnahmen).

Wird ein Vorsteuerabzug trotz Formmängel der Rechnung vorgenommen und erfolgt eine Rechnungsberichtigung zu einem späteren Zeitpunkt, so kommt dieser rückwirkenden Bedeutung zu, wenn (vgl. RWP 2018,3):

• Rechnungsberichtigung erfolgt bis zur Entscheidung der Steuerbehörde (z.B. Betriebsprüfung)
• Rechnungsberichtigung betrifft nur Formmängel
• Leistungserbringung bzw. Leistungsgegenstand stehen zweifelsfrei fest
• kein Verdacht auf Missbrauch oder Betrug

Grundsätzlich ist zu beachten, dass ein zu Unrecht vorgenommener Vorsteuerabzug nicht nur abgabenrechtlich, sondern auch finanzstrafrechtliche Folgen haben kann. In der Regel handelt es sich bei zu Unrecht vorgenommenen Vorsteuerabzügen um eine Finanzordnungswidrigkeit.