Gebühren richtig berechnen mit Gebührenkalkulation

Zweieinhalb Milliarden Euro nehmen Österreichs Gemeinden jährlich über Gebühren ein – ein Zehntel ihrer laufenden Einzahlungen. Trotzdem schöpfen viele der 2.092 Gemeinden ihr gesetzliches Potenzial nicht aus oder riskieren angreifbare Kalkulationen, weil eine belastbare betriebswirtschaftliche Grundlage fehlt. Genau hier setzt das neue Praxisplaner-Tool zur Gebührenkalkulation des KDZ an: Es nimmt den Gemeinden die mühsame Überleitung ab, rechnet kalkulatorische Kosten korrekt ein – und das gänzlich kostenlos für die Kommunen.

Mehr als nur Einnahmen

Wasser, Abwasser, Müll: Für viele Bürgerinnen und Bürger sind kommunale Gebühren ein fixer Posten auf der Jahresabrechnung. Für die Gemeinden sind sie weit mehr. Mit rund 2,5 Milliarden Euro Gebühreneinnahmen im Jahr 2024 sind sie ein tragender Pfeiler kommunaler Haushalte. Und sie sind, wie das KDZ (Zentrum für Verwaltungsforschung) betont, nicht nur Einnahmequelle, sondern ein kommunalpolitisches Steuerungsinstrument.

Drei Funktionen stehen dabei im Vordergrund: Gebühren helfen, den Haushalt zu stabilisieren und einen Beitrag zu ausgeglichenen Budgets zu leisten. Sie ermöglichen, einzelne Bereiche kostendeckend zu führen. Und sie spielen Steuermittel frei – etwa für Kinderbetreuung, Grünraumpflege oder andere kommunale Aufgaben. Angesichts der angespannten Finanzlage vieler Gemeinden und der Vorgaben des kommenden Doppelbudgets gewinnt die Frage, ob das vorhandene Einnahmenpotenzial überhaupt ausgeschöpft wird, zusätzlich an Gewicht.

Der gesetzliche Rahmen

Wie hoch dürfen Gebühren sein? Die Grenze ist klar gezogen: Gebühren dürfen maximal das doppelte Jahreserfordernis für Betrieb, Erhaltung, Verzinsung und Abschreibung betragen. Innerhalb dieses Rahmens haben Gemeinden allerdings Spielraum. Und genau diesen Spielraum nutzen viele nicht aus, weil eine belastbare Kalkulationsgrundlage fehlt.

Überschüsse aus dem Gebührenhaushalt sind dabei kein Selbstzweck. Sie müssen grundsätzlich in einem inneren, sachlichen Zusammenhang mit der jeweiligen Gebühreneinrichtung verwendet werden, etwa für Rücklagen, zur Sicherung der Liquidität oder für Folgekosten. Darüber hinaus können Gebühren auch ökologische oder lenkungspolitische Ziele unterstützen, beispielsweise einen sparsamen Wasserverbrauch.

Vom Ergebnishaushalt zu den ­tatsächlichen Kosten

Der entscheidende Punkt für eine rechtssichere Kalkulation: Maßgeblich sind nicht die rein zahlungsorientierten Ausgaben der alten Kameralistik, sondern die tatsächlichen Kosten. Der Verfassungsgerichtshof hat diesen betriebswirtschaftlichen Kostenbegriff ausdrücklich anerkannt. Als Ausgangspunkt dient seit 2020 der Ergebnishaushalt, der Aufwendungen und Erträge abbildet und so die Überleitung in Kosten und Erlöse ermöglicht. Ergänzt wird er um kalkulatorische Kosten, die betriebswirtschaftlich notwendig, im Haushalt aber nicht abgebildet sind. Dazu zählen vor allem zwei Posten:

• Verwaltungsgemeinkosten: Der Aufwand des Ergebnishaushalts abzüglich direkter Erträge und Leistungen für andere Bereiche wird über einen Gemeinkostensatz auf die Gesamtkosten aufgeschlagen. In der Praxis bewegt sich dieser Zuschlag häufig im einstelligen Prozentbereich.
• Kalkulatorische Eigenkapitalzinsen: Während tatsächliche Fremdkapitalzinsen bereits im Haushalt enthalten sind, müssen die Zinsen auf das eingesetzte Eigenkapital ergänzt werden. Basis ist das Anlage- und Umlaufvermögen abzüglich von Investitionszuschüssen und Darlehen, multipliziert mit einem dem Anleihesektor angepassten Zinssatz – für 2025 etwa 2,44 Prozent (25-jähriger Durchschnitt der Emissionsrendite von Bundesanleihen).

Automatisierung statt Excel-Bastelei

Hier setzt das neue Praxisplaner-Tool Gebührenkalkulation des KDZ an. Es nimmt den Gemeinden die mühsame manuelle Überleitung ab und führt sie strukturiert durch die Kalkulation.

Der Weg ins Tool ist in fünf Schritten beschrieben: Man logt sich auf praxisplaner.at ein und übernimmt die Haushaltsdaten von offenerhaushalt.at. 

Danach folgt die Auswahl des zu berechnenden Ansatzes samt etwaiger Korrekturen, Berücksichtigung kalkulatorischer Kosten und Folgekosten sowie eine abschließende Zusammenfassung. Am Ende steht ein Betriebsabrechnungsbogen für das jeweilige Jahr – inklusive mittelfristiger Prognose – und ein klar ausgewiesener Kostendeckungsgrad.

Was tun mit dem Überschuss? 

Eine zentrale Frage in der Praxis lautet: Wie sind Kostenüberschüsse zu verwenden, ohne den inneren Zusammenhang zur Gebühreneinrichtung zu verlieren? Das KDZ schlägt dafür ein vierstufiges Modell vor:

• Stufe 1 – Rücklagen: Wurden in der Vergangenheit zweckgebundene Rücklagen aus dem Gebührenhaushalt gebildet und später auch wieder dafür verwendet, gilt die Rücklagenzuführung als Verwendung im inneren Zusammenhang.
• Stufe 2 – Liquiditätserfordernis: Vom Cash-Überschuss wird die Tilgung des Gebührenhaushalts abgezogen. Ist die Tilgung größer als der Überschuss, ergibt sich ein negatives Ergebnis – auch das gilt als Verwendung im inneren Zusammenhang.
• Stufe 3 – Folgekosten: Hier wird geprüft, welche Folgekosten angefallen sind und welcher Anteil berücksichtigt werden kann. Das KDZ nennt eine Reihe anerkennungsfähiger Bereiche – etwa Hochwasserschutzmaßnahmen, anteilige Kosten der Straßenerhaltung, öffentliche WC-Anlagen oder Klimaschutzmaßnahmen, sofern ein Zusammenhang mit der Sicherung der Ver- und Entsorgung erkennbar ist.
• Stufe 4 – Lenkungspolitische Ziele: Aus ökologischen Gründen erzielte Überschüsse dürfen zumindest in zeitlich beschränktem Ausmaß auch für den allgemeinen Haushalt verwendet werden. Ob die angestrebte Lenkungswirkung tatsächlich eingetreten ist, ist allerdings über einen mehrjährigen Zeitraum von bis zu zehn Jahren zu beurteilen. Dafür sind Verbrauchsdaten (etwa Wasserverbrauch je Einwohner) ebenso zu dokumentieren wie Strukturdaten (Wohnbevölkerung, Arbeitsstätten, Gebäude, Pendler, Tourismus).

Kostenlos für alle Gemeinden

Das Tool ist Teil der kostenlosen Praxisplaner-Angebote des KDZ, die mit Unterstützung der Bank Austria exklusiv für österreichische Gemeinden und Städte entwickelt werden. Jede Gemeinde kann auf www.praxisplaner.at einen kostenlosen Zugang beantragen und die Excel-Datei herunterladen. Voraussetzung für die automatisierte Überleitung ist, dass Rechnungsabschluss- oder Voranschlagsdaten auf offenerhaushalt.at freigeschaltet sind.

Neben dem Tool bietet das KDZ auch ein Beratungsprojekt für einen mehrjährigen Gebührencheck an. Für Gemeinden, die ihre Gebühren auf eine solide, gerichtsfeste und vorausschauende Basis stellen wollen, dürfte das neue Tool jedenfalls einen niederschwelligen Einstieg darstellen – und damit helfen, jenen Teil der 2,5 Milliarden Euro auszuschöpfen, der bislang ungenutzt bleibt.