Leistungsdruck, Sparzwang und der Kampf um die besten Köpfe

Österreichs öffentliche Verwaltung kann auf eine solide Vertrauensbasis bauen: Laut der aktuellen OECD Trust Survey 2026 bringen 48 Prozent der Bevölkerung dem öffentlichen Dienst hohes oder moderat hohes Vertrauen entgegen – damit liegt Österreich über dem OECD-Durchschnitt von 45 Prozent. Von jenen Menschen, die zuletzt eine Verwaltungsleistung in Anspruch genommen haben, sind 65 Prozent mit den
Verwaltungsleistungen zufrieden. Gleichzeitig stehen Verwaltungen unter erheblichem
Veränderungsdruck: Budgets werden knapper, der Fachkräftemangel verschärft sich und die
Erwartungen an digitale und bürgernahe Services steigen.

Verwaltung und ihre Zukunftsfähigkeit

Vor diesem Hintergrund diskutierte das Beratungsunternehmen M.O.O.CON mit Vertreterinnen und Vertretern der öffentlichen Verwaltung aus Österreich und Deutschland über die Frage, wie Verwaltungen ihre Zukunftsfähigkeit sichern können. Unter der Moderation von Christoph Müller-Thiede, geschäftsführender Gesellschafter von M.O.O.CON, berichteten Sebastian Rathner vom Landesdienstleistungszentrum Salzburg, Loreen Barnewitz vom Landkreis Potsdam-Mittelmark und Monika Abendschein vom Landkreis Darmstadt-Dieburg aus ihren Transformationsprojekten.

„Aus unseren Kundenprojekten wissen wir: Moderne Arbeits- und Servicewelten sind kein Selbstzweck. Sie unterstützen die öffentliche Hand dabei, leistungsfähig zu bleiben und für Mitarbeitende wie auch für Bürgerinnen und Bürger attraktiver zu werden. Richtig eingesetzt, sind Gebäude und Räume ein strategisches Instrument, das Verwaltung in die Zukunft befördern kann”, so Christoph Müller-Thiede, M.O.O.CON.

Im Gespräch kristallisierten sich drei Erkenntnisse heraus, die zeigen, wie moderne Arbeits- und Servicewelten die Zukunftsfähigkeit der öffentlichen Verwaltung stärken können:

Flächeneffizienz allein reicht nicht aus

Standortkonsolidierungen und neue Arbeitsplatzkonzepte werden häufig mit Kosteneinsparungen begründet. Doch die reine Flächenreduktion greift zu kurz. Vielmehr geht es darum, Arbeitsorganisation, Prozesse und Zusammenarbeit effektiv zu gestalten. Werden bislang getrennte Dienststellen an einem Ort zusammengeführt, entstehen neue Möglichkeiten für Wissensaustausch, schnellere Abstimmungen und
effizientere Abläufe. Flächeneffizienz wird damit zum Nebeneffekt einer umfassenderen Transformation.

Investitionen in moderne Arbeits- und Servicewelten lassen sich nicht allein über Quadratmeter oder Betriebskosten bewerten. Der Mehrwert liegt in einer leistungsfähigeren Organisation, besseren Services für Bürgerinnen und Bürger sowie einer höheren Attraktivität als Arbeitgeber.

So ist das Landesdienstleistungszentrum in Salzburg auf mehr als 50.000 Quadratmetern viel mehr als eine Bürofläche. Es beherbergt unter anderem auch eine große Bürgerservicefläche, einen Kindergarten, ein Labor, eine öffentliche Cafeteria, Konferenzräume und bietet Platz für diverse Landeseinrichtungen.

Sebastian Rathner, Projektteammitglied Bürokonzept, Change-Management und Bürgerserviceflächen: „Dieses Projekt ist eine große Chance für die weitere Modernisierung der Landesverwaltung. Die Bürgerinnen und Bürger können wir zukünftig in einer sehr professionellen und an die jeweiligen Bedürfnisse angepassten Umgebung empfangen. Ebenso können wir die interne Zusammenarbeit im Sinne kurzer Wege und eines weiter verstärkten Austausches noch effizienter gestalten und weiterentwickeln. Die ersten Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter ziehen noch im Laufe des Jahres 2026 ein.”

Digitale Verwaltung braucht mehr als digitale Prozesse

Auch wenn viele Verwaltungsleistungen inzwischen digital angeboten werden, bleibt der persönliche Kontakt für Bürgerinnen und Bürger ein wichtiger Bestandteil des Serviceangebotes. Digitalisierung macht gute Arbeits- und Servicewelten nicht überflüssig. Denn digitale Services funktionieren nur dann zuverlässig, wenn Mitarbeitende fachübergreifend zusammenarbeiten und Informationen effizient austauschen können. Eine moderne, offene Arbeitsumgebung schafft dafür die organisatorischen und räumlichen
Voraussetzungen. Physische Serviceflächen bleiben für persönliche Beratungsangebote unverzichtbar. Loreen Barnewitz, Fachdienstleiterin Gebäudemanagement Landkreis Potsdam-Mittelmark, gibt zu bedenken: „Es gibt immer wieder sensible Anliegen, beispielsweise im Bereich des Jugendamtes, bei der Sucht- oder Pflegeberatung - das lässt sich nicht digital lösen und dafür sind wir persönlich vor Ort. Der Neubau gibt uns die Möglichkeit Bürgerkontakt bewusst neu zu gestalten - Barrierefrei, auf Augenhöhe und effizient.“ Der Einzug in den modernen Neubau in Beelitz-Heilstätten ist für die rund 700 Mitarbeitenden für 2028 geplant.

Der Wettbewerb um Talente wird zur Zukunftsfrage für Verwaltungen

Ein weiteres zentrales Thema ist der zunehmende Fachkräftemangel. In den kommenden Jahren werden zahlreiche Mitarbeitende in Pension gehen. Gleichzeitig konkurriert der öffentliche Dienst mit der Privatwirtschaft um qualifizierte Fachkräfte. Eine attraktive Arbeitsumgebung wird daher zunehmend zu einem wichtigen Faktor, um Mitarbeitende zu gewinnen, langfristig zu binden und den Wissenstransfer innerhalb der Organisation zu unterstützen.

Die Erfahrungen aus Darmstadt-Dieburg haben gezeigt, dass moderne Arbeitswelten langfristig positive Effekte auf Zusammenarbeit, Vernetzung und Arbeitgeberattraktivität entfalten können. Seit fünf Jahren läuft das „Experimentierfeld Trakt 8“, die dort tätigen Mitarbeitenden haben sich im Vorfeld für die Räume beworben. Die Zufriedenheit in der neuen Arbeitswelt ist hoch.

Allerdings können Veränderungen wie Standortverlagerungen, Shared-Desk-Konzepte oder neue Arbeitsformen nur dann erfolgreich umgesetzt werden, wenn Mitarbeitende frühzeitig eingebunden werden. Ein konsequentes Change-Management ist wichtig, um Motivation, Akzeptanz und Identifikation während des Wandels zu sichern.

„Die eigentliche Bewährungsprobe begann erst nach dem Einzug“, sagt Monika Abendschein zuständig für Organisationsentwicklung in der Kreisverwaltung des Landkreises Darmstadt- Dieburg. „Denn die Frage war nicht, ob das Konzept auf dem Papier überzeugt, sondern ob es den Anforderungen des Arbeitsalltags langfristig standhält.“ Die Zahl der Bewerbungen ist in den letzten Jahren deutlich gestiegen und weitere Bestandsflächen werden umgebaut.

Veränderung beginnt nicht mit dem Budget

Doch wie können Verwaltungen die dringend notwendigen Veränderungen anstoßen, obwohl knappe öffentliche Budgets und finanzielle Restriktionen den Handlungsspielraum begrenzen? Nicht jede Veränderung beginnt mit großen Investitionen. Entscheidend sind eine klare Zielsetzung, die Einbindung der Mitarbeitenden und die Bereitschaft, bestehende Strukturen zu hinterfragen. Veränderung ist dabei in erster Linie eine Frage der Haltung und nicht des Budgets. Zukunftsfähige Verwaltungen entstehen dort, wo Bürgerservice, Organisation und Arbeitswelt gemeinsam gedacht werden. Wer die bestehende Vertrauensbasis sichern, Fachkräfte anziehen und halten sowie effizient wirtschaften möchte, muss diese Themen
gemeinsam betrachten und Veränderung gezielt in Gang setzen.

Quellenhinweis: OECD, OECD Survey on Drivers of Trust in Public Institutions 2026 Results:
Austria, veröffentlicht am 29. Juni 2026; Erhebung 2025. Die OECD weist für Österreich ein hohes oder moderat hohes Vertrauen in den öffentlichen Dienst von 48 Prozent gegenüber 45 Prozent im OECD-Durchschnitt aus. Die Zufriedenheit mit Verwaltungsleistungen liegt unter den jüngsten Nutzer:innen bei 65 Prozent. (oecd.org)