Der Elektronische Akt als Brücke zur KI

Künstliche Intelligenz wird zunehmend als Schlüsseltechnologie für eine moderne, effiziente Verwaltung gesehen. Automatisierte Textgenerierung, intelligente Entscheidungsunterstützung, Chatbots oder digitale Assistenten – all das könnte künftig den Verwaltungsalltag erleichtern. Doch eines ist klar: Ohne einer „sauberen und sicheren“ Datenqualität bleibt der Nutzen dieser Technologien begrenzt. Strukturierte Daten, transparente Prozesse und nachvollziehbares Dokumentenmanagement sind die Grundlagen – und genau hier setzt der elektronische Akt (ELAK) an.

Die Marktgemeinden Leopoldsdorf und Krummnußbaum zeigen beispielhaft, wie der ELAK nicht nur den Weg zur papierlosen Verwaltung ebnet, sondern auch den Boden für künftige KI-Anwendungen aufbereitet.

Leopoldsdorf: Digitalisierung mit System und Perspektive

Die Marktgemeinde Leopoldsdorf arbeitet bereits seit 2021 mit einem ELAK-System. Insgesamt 14 Personen – darunter Bürgermeister, Vizebürgermeister und Mitarbeitende – nutzen das System täglich in verschiedensten Bereichen. Neben klassischen Anwendungsfeldern wie Posteingang, Buchhaltung oder Sitzungsverwaltung wurde der Einsatzbereich laufend erweitert, etwa um die Personalverwaltung, die Hundeverwaltung oder die elektronische Zustellung von Briefen.

Bürgermeister Fritz Blasnek betont: „Der Elektronische Akt (ELAK) wurde schon seit längerem im Leopoldsdorfer Gemeindewesen eingerichtet und stetig erneuert und erweitert. Nun kommt auch die Möglichkeit hinzu, RSa- und RSb-Briefe elektronisch an die Bürgerinnen und Bürger zuzustellen. Dies ist nur eine von vielen weiteren Maßnahmen, um unser Gemeindeservice laufend zu verbessern.“

Im Posteingang wird physische Post eingescannt und automatisch klassifiziert. Barcodes lösen definierte Workflows aus – etwa zur Weiterleitung an die Bauabteilung oder zur Ablage im Personalakt. Gleichzeitig werden auch digitale Quellen wie E-Mails und Online-Formulare automatisiert eingebunden. 

Die Volltextindizierung sorgt dafür, dass sämtliche Inhalte schnell auffindbar sind – ein entscheidender Vorteil für rechtskonformes, effizientes Arbeiten.

Die Buchhaltung nutzt den ELAK unter anderem zur Verarbeitung von Eingangsrechnungen, Kassenbelegen und Gehaltsabrechnungen. In enger Verbindung mit dem k5-Finanzsystem können Buchungsvorgänge direkt im Akt nachvollzogen und mit Zahlungsanweisungen verknüpft werden. 

Der digitale Ablauf spart nicht nur Zeit, sondern sorgt auch für klare Prüfschritte und Transparenz, etwa bei Förderabrechnungen oder internen Controlling- Prozessen.
In der Sitzungsverwaltung werden Gremien, Tagesordnungspunkte, Sitzungsprotokolle und Beschlüsse in einem System gebündelt. So entsteht ein digitaler, nachvollziehbarer Pfad – von der Einreichung eines Antrags bis zur Abstimmung im Gemeinderat. Dies erleichtert nicht nur die interne Verwaltung, sondern auch die spätere Auskunftspflicht gegenüber Bürgern oder Aufsichtsbehörden.

Krummnußbaum: Strategische Entscheidung der sinnvollsten Lösung

Die Marktgemeinde Krummnußbaum stellte 2022 auf den elektronischen Akt um. Im Vorfeld wurden verschiedene Systeme genau verglichen – darunter Mayan EDMS, Acta Nova, Alfresco sowie der Gemdat k5 ELAK. Letzterer konnte mit seiner engen Verknüpfung zu bestehenden k5-Produkten und der Option einer lokalen Serverinstallation überzeugen.

Bürgermeister Bernhard Kerndler unterstreicht die Bedeutung der Entscheidung: „Für uns war entscheidend, dass der ELAK nicht nur technisch überzeugt, sondern sich auch realistisch in den Arbeitsalltag unserer Gemeindeverwaltung integrieren lässt. Die Verbindung mit bestehenden Anwendungen und die nachvollziehbaren Strukturen im System sind dabei ein großer Vorteil.“

Besonders geschätzt werden in Krummnußbaum:

• Die strukturierte Ablage von Dokumenten, inkl. verschlagworteter Zuordnung und Suchfunktion
• Die digitale Verknüpfung von Anträgen, Beschlüssen und Belegen – vom Sitzungseintrag bis zur Zahlungsanweisung
• Die Möglichkeit, E-Mails direkt im Akt zu hinterlegen und so zentral zu dokumentieren

Nicht zuletzt hat sich der ELAK auch im Verwaltungsalltag bewährt: Fristen können überwacht, Wiedervorlagen gesetzt und Aufgaben im Team gezielt verteilt werden – alles nachvollziehbar und dokumentiert. Zwar sind einige Änderungen – wie die Anpassung von Workflows oder das Anlegen neuer Benutzer – nur mit Unterstützung des Herstellers möglich, dennoch überwiegt der Nutzen.

Mitarbeitereinbindung als Prämisse

Beide Gemeinden haben erkannt, dass die technische Einführung allein nicht reicht – sie setzten von Anfang an auf Schulungen, begleitende Kommunikation und Einbindung der Mitarbeitenden. Denn neue Systeme verändern gewohnte Arbeitsweisen. Nur wer versteht, warum ein digitaler Akt Vorteile bringt, wird ihn konsequent nutzen.

In Leopoldsdorf wie Krummnußbaum wurden daher Mitarbeiter frühzeitig eingebunden, individuelle Anforderungen berücksichtigt und Anwendungsbereiche stufenweise erweitert. Die Rückmeldungen zeigen: Der Aufwand der Umstellung zahlt sich rasch aus – durch mehr Übersicht, bessere Zusammenarbeit und weniger Medienbrüche.

Vom ELAK zur KI – was künftig möglich wird

Mit dem ELAK ist in beiden Gemeinden eine solide Basis geschaffen. Der nächste Schritt? Der gezielte Einsatz künstlicher Intelligenz. Denkbar wären:

•  Intelligente Vorschläge zur Aktzuordnung oder Zuständigkeit
• Chatbots, die Bürgern zu Anträgen oder Fristen Auskunft geben
• Automatisierte Termin- und Fristenüberwachung auf Basis von Dokumenteninhalten
• Datenanalysen zur internen Steuerung – z. B. welche Themen besonders häufig behandelt werden

All diese Szenarien setzen eines voraus: gut strukturierte, digital erfasste Informationen. Genau hier leistet der ELAK wertvolle Vorarbeit. 

Der Beitrag erschien in der NÖ Gemeinde 6/2025.