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Compliance – Brauchen Gemeinden das?

19. März 2015
Als Begriff leicht nachzuschlagen und erklärt, bestehen dennoch viele Unsicherheiten darüber, was genau dahinter steckt und natürlich um eine möglichst sinnvolle Umsetzung in der Praxis.













Es gibt wohl nur wenige organisatorischen Maßnahmen, wo mit so wenig Aufwand so viele Vorteile für alle Beteiligten zu erreichen sind: „Compliance bedeutet die Einhaltung von gesetzlichen Vorschriften und organisatorischen Regeln.“



Keine Organisation – keine Körperschaft und kein Unternehmen – kann ohne die Einhaltung von Gesetzen und Vorschriften funktionieren. Die Frage ist also nicht, ob Gemeinden Compliance brauchen – sie haben sie ja schon! Aber es lohnt sich darüber nachzudenken, wie man sich diesem Thema sinnvoll und auf eine neue Art annähern könnte.



Grundsätzlich drängt sich, sobald es um das Einhalten von Vorschriften geht, bei den meisten Menschen der Gedanke an Kontrolle auf. Das ist nicht ganz fehlgeleitet, doch verschleiert diese etwas eindimensionale Sichtweise die Wirkung der vielen zusätzlichen positiven Aspekte moderner Compliance. In Einzelfällen oder aus akutem Anlass mögen kontroll-fokussierte Compliance-Management-Systeme angebracht sein, und Beispiele dafür lassen sich leicht in den Medien finden. Doch für die überwiegende Mehrzahl öffentlicher Verwaltungen und natürlich auch Unternehmen geht es bei Compliance um etwas ganz anderes.



„Muss ich mich denn eigentlich um alles kümmern?“ Klare Antwort: Nein, natürlich nicht! Aber welcher Bürgermeister, welcher Amtsleiter, welcher Unternehmer hat diesen Seufzer noch nie ausgestoßen? Gleichwohl zeigt diese Frage sehr schön, was Compliance im Kern eigentlich ist: Es geht um den Umgang mit Verantwortung, um das Management der Regeln, die zu erheben und einzuhalten sind, und um die Abläufe, die dahinterstecken. Darum, festzulegen, wer wofür genau zuständig ist und wie der organisatorische Überblick für alle Beteiligten gewährleistet wird.



Gerade wenn es um Rechtsvorschriften geht, ist dieser Überblick manchmal nicht leicht zu erhalten: Die Vielfalt der Themen bedingt eine oft weite Streuung von Verantwortlichkeiten und spezialisiertes Fachwissen über die gesamte Organisation hinweg. Vergaberecht, Datenschutz und -sicherheit, Umweltrecht, Antikorruptionsrecht, Arbeits- und Persönlichkeitsrechte, um nur eine Auswahl zu nennen ...



Meist ist ja die Verantwortung für die jeweiligen Teilbereiche klar vergeben. Und meist ist auch die notwendige Sachkompetenz innerhalb der Organisation vorhanden, sei es bei den einzelnen Mitarbeitern oder zum Beispiel auch in einer Rechtsabteilung. Aber weiß das auch jeder? Sind die vorhandenen Ressourcen bekannt, werden sie optimal genützt? Wissen alle, wann und wen man fragen kann? Und vor allem auch, wen man informieren sollte?



Denn manchmal, und zwar leider oft gerade dann, wenn akute Probleme oder Unklarheiten auftauchen, zeigt sich, dass manche Verantwortlichkeiten eine gewisse Tendenz zum Vagabundieren innerhalb der Organisation zu haben scheinen. Unausgesprochene Selbstverständlichkeiten sind dann plötzlich sehr schnell gar nicht mehr so selbstverständlich.



Ein professionelles und dabei durchaus unbürokratisches Compliance-Management-System kann hier mit wenig Aufwand viel bewirken: Eine Zusammenfassung der für die Organisation relevanten und wichtigen Rechtsthemen, eine explizite Zuteilung der einzelnen Verantwortlichkeiten, ein einfaches Kommunikationskonzept zwischen den verantwortlichen Beteiligten und ein unbürokratisches Berichts- und Kontrollsystem. Nichts erleichtert die Arbeit mehr als Klarheit.



Compliance schafft Transparenz. Ein weiteres beliebtes Schlagwort unserer Zeit ist natürlich Transparenz – und nicht zu Unrecht. Dabei wird allerdings viel zu selten daran gedacht, dass Mangel an Transparenz meist nicht absichtlich herbeigeführt ist, sondern sich schlicht aus der Komplexität und Vielfalt auch der relevanten Rechtsthemen in einer Organisation ergibt. Wenn intern der Überblick nicht klar strukturiert ist, gestaltet sich auch der Einblick von außen schwierig. Doch bei konkreten Anlassfällen ist natürlich keine Zeit für Differenzierungen dieser Art, und sehr gern wird dann auch das Kind mit dem Bad ausgeschüttet.



Jene Transparenz, die durch die Aufteilung der Verantwortlichkeiten und klare, offene Kommunikation innerhalb der Organisation entsteht, wirkt zuallererst nach innen. Sie erleichtert das Leben der Verantwortlichen und das der Mitarbeiter gleichermaßen. Und das wirkt, ganz ohne gesonderte Anstrengungen, gleichzeitig nach außen.



Compliance Management ist also weder besonders neu, noch ist es besonders kompliziert. Aber es ist ein Thema, das allen die Arbeit erleichtert und das Leben angenehmer macht. Der größte Aufwand besteht darin, sich zu Beginn einmal ein paar Gedanken zu machen, um herauszufinden, wie man meist ohnehin vorhandene Ressourcen besser nützen kann. Das ist fast immer weniger Arbeit als erwartet und die Ergebnisse sind oft erstaunlich: wenn ein gutes Compliance-Management-System eingeführt ist und funktioniert, fällt es meistens schwer sich vorzustellen, wie man früher einmal ohne eines auskommen konnte.