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Eventplanung leicht gemacht
Ob Sommerfest, Kulturabend oder Bauernmarkt – oder das „Woodstock der Blasmusik“: Veranstaltungen sind das pulsierende Herzstück des kommunalen Lebens. Besonders in kleinen Gemeinden Österreichs bieten sie die Gelegenheit, die lokale Gemeinschaft zu stärken, das Zusammengehörigkeitsgefühl zu fördern, Besucherinnen und Besucher aus der Region anzuziehen und das eigene Image als lebenswerte Gemeinde zu schärfen.
Damit aus einer Idee ein echtes Highlight wird, ist jedoch eine strukturierte und professionelle Planung unerlässlich. „message“ ist die österreichische Agentur für City- & Placebranding, Stadtmarketing, Destinationswerbung und Stadtkommunikation. Mit über 20 Jahren Erfahrung im Eventbereich hat sie ein kompaktes Whitepaper sowie eine bewährte Cityevent-Checkliste entwickelt. Diese richtet sich speziell an Städte und Gemeinden und soll Kommunen dabei unterstützen, ihre Veranstaltungen effizient, sicher und publikumswirksam umzusetzen – ohne dabei den Überblick zu verlieren.
Vom ersten Konzept bis zum großen Auftritt
Die Vorbereitung beginnt bei der Terminfindung und Budgetierung. Eine solide Kalkulation, das Einholen von Angeboten und das frühzeitige Ansprechen potenzieller Sponsor:innen sind essenziell. Ebenso wichtig ist es, sich rechtzeitig über mögliche Förderungen zu informieren – gerade für kleinere Gemeinden kann dies eine willkommene Unterstützung sein.
Im nächsten Schritt müssen alle behördlichen Auflagen geprüft und Zulassungen eingeholt werden. Das umfasst die ordnungsgemäße Anmeldung der Veranstaltung, Genehmigungen zu Lärm- oder Verkehrsregelungen sowie Sicherheitskonzepte. Fluchtwege, Sanitätsdienste, Feuerwehrpräsenz oder Stromversorgung – all das will gut durchdacht und abgestimmt sein. Wer hier frühzeitig plant, kann in der heißen Phase entspannter agieren.
Auch bei der Wahl des Veranstaltungsorts ist Fingerspitzengefühl gefragt. Welche öffentlichen Räume bieten sich an? Wie ist die Infrastruktur vor Ort? Gibt es Ladezonen für Technik oder Catering? Wie steht die Sonne zur geplanten Uhrzeit – und wie lassen sich Bühnen oder Infopoints so platzieren, dass sie gut sichtbar sind und dennoch nicht stören? Eine gute Planung des Settings kann die Atmosphäre der Veranstaltung maßgeblich beeinflussen.
Klar strukturierter Regieplan
Ein weiterer, oft unterschätzter Erfolgsfaktor ist die Dramaturgie der Veranstaltung. Ein klar strukturierter Regieplan mit Zeitabläufen, Übergängen, Moderationen und Showelementen trägt wesentlich dazu bei, dass das Event als rund und professionell wahrgenommen wird. Nicht zuletzt hängt auch viel von der richtigen Kommunikation ab: Ein überzeugendes Keyvisual, eine informative Event-Landingpage, Social-Media-Kampagnen und klassische PR-Maßnahmen wie Plakate oder Presseaussendungen sorgen für Sichtbarkeit – sowohl im Vorfeld als auch am Tag selbst.
Gemeinschaft zeigen – Professionell auftreten
Events im öffentlichen Raum sind mehr als nur Freizeitangebote – sie sind emotionale Statements. Sie machen Haltung sichtbar, bringen Menschen zusammen und schaffen Erlebnisse, die in Erinnerung bleiben. So wird Ihre Stadt oder Gemeinde zur „Love Brand“ – einem Ort, mit dem sich Bürger:innen identifizieren und den sie stolz nach außen tragen.
Ein anderes Beispiel aus der Praxis zeigt das gut: In Korneuburg entstand etwa ein Spritzerstand aus der Community heraus, der dann mit Unterstützung der Stadtverwaltung zu einem echten Treffpunkt wurde. Solche Veranstaltungen schaffen Identifikation und tragen zur lebendigen Stadtentwicklung bei – vorausgesetzt, sie sind gut organisiert.
Unterstützung, die Wirkung zeigt
Das Angebot von message richtet sich explizit auch an kleine und mittlere Gemeinden. Mit dem Whitepaper und der Cityevent-Checkliste bekommen Kommunen nicht nur einen praktischen Werkzeugkoffer für die Planung, sondern auch Inspiration für kreative Inszenierungen. Darin enthalten sind unter anderem Checklisten für jede Projektphase, Technik- und Cateringbriefings, ein Sponsoringleitfaden sowie Tipps zur Dramaturgie und Sicherheitsplanung.
Fazit
Professionell organisierte Events sind ein starkes Instrument für kleine Gemeinden, um sich zu positionieren, Gemeinschaft zu fördern und regionale Strahlkraft zu entwickeln. Mit den richtigen Tools, einem erfahrenen Partner und klarer Struktur gelingt es, aus einem Fest eine Botschaft zu machen – und aus der Stadt eine Marke mit Herz.
Weitere Informationen sowie das kostenlose Whitepaper gibt es unter www.message.at.
