Bauprotokollbuch und Internes Kontrollsystem

Im Zuge des Bürgermeisterwechsels in einer oberösterreichischen Gemeinde machte sich der neue Bürgermeister ein Bild von der Arbeit im Gemeindeamt. In der Bauabteilung stieß er dabei auf grobe Unregelmäßigkeiten: seit 20 Jahren waren dort  Bauverfahren nicht abgeschlossen worden, rund 900 Verfahren waren betroffen – das Spektrum reichte vom Einbau einer Ölheizung bis zur Errichtung ganzer Häuser. In etwa 70 Prozent der Verfahren fehlte die behördliche Abnahme nach der Fertigstellung, in den restlichen 30 Prozent der Verfahren waren die Mängel größer.

Für die betroffenen Hauseigentümer bedeutet dies im schlimmsten Fall – wenn die Baubewilligung nicht nachträglich erwirkt werden kann – den Abriss des Gebäudes.



Der Grund war ein überforderter Gemeindebediensteter, der dies zwar anfangs seinem Vorgesetzten mitteilte, nachdem er aber keine Unterstützung erhielt, Bauverfahren letztlich einfach nicht mehr abschloss. Nun sind die Gemeindeverwaltung und die betroffenen Bürger mit der Aufarbeitung beschäftigt.



Natürlich werden sich auch Fragen nach beruflichen, (straf)rechtlichen und politischen Konsequenzen stellen.

Die zentrale Frage für andere Gemeinden ist aber: wer kann (und muss) so etwas von vorneherein verhindern? Und wie?

Die Verantwortung

Der Bürgermeister ist der Vorstand des Gemeindeamtes (Stadtamtes) und Vorgesetzter der Gemeindebediensteten (§ 37 Abs. 1 NÖ Gemeindeordnung 1973). Diese sind an seine Weisungen gebunden. Er ist damit für den inneren Dienst einer Gemeinde die oberste Weisungsspitze. Dies beinhaltet naturgemäß aber auch, dass er die Verantwortung dafür trägt, dass die Aufgaben der Gemeinde ordnungsgemäß erfüllt werden.



Dem leitenden Gemeindebediensteten obliegt unter der Verantwortung des Bürgermeisters und nach seinen Weisungen die Leitung des inneren Dienstes des Gemeindeamtes bzw. Stadtamtes (§ 42 Abs. 5 NÖ GO 1973). Dazu gehören insbesondere die Dienstaufsicht über alle Bediensteten sowie die organisatorischen und personellen Maßnahmen, welche eine rasche, zweckmäßige, wirtschaftliche und gesetzeskonforme Verwaltung gewährleisten. Der leitende Gemeindebedienstete hat deshalb die Tätigkeit der Mitarbeiter zu kontrollieren und dies auch in entsprechender Form zu dokumentieren.

Natürlich muss auch jeder Bedienstete seine Aufgaben gewissenhaft erfüllen und Probleme zeitgerecht an seine Vorgesetzten kommunizieren.

Das Bauprotokollbuch

Eine Unterstützung im Bauverfahren kann das Bauprotokollbuch bieten. Dabei handelt es sich um eine „Check-Liste“, in der die wesentlichen Verfahrensschritte im Bauverfahren aufgelistet sind. Dadurch kann mit einem Blick – sowohl vom Bearbeiter wie auch vom Vorgesetzten - festgestellt werden, wie der Verfahrensstand des jeweiligen Bauverfahrens ist, wann Eingaben eingelangt sind bzw. Erledigungsschritte gesetzt wurden.



Insbesondere folgende Punkte sind daraus – mit den zugehörigen Daten – ersichtlich:

• Bauansuchen




• Vorprüfung




• Baubewilligung




• Ausführungsfristen




• Fertigstellungsmeldung




• Vorschreibung und Entrichtung der Gemeindeabgaben







 

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Schritt für Schritt zum „IKS“

Die Kommunalakademie Niederösterreich hat in ihrer Schriftenreihe mit dem Band 6: „Schritt für Schritt zum IKS - Leitfaden für die Einführung eines Internen Kontrollsystems in Gemeinden“ bereits eine Handlungsanleitung mit praktischen Beispielen erarbeitet, um in der Gemeinde den notwendigen Grundstein für ein angemessenes Kontrollsystem – d.h. nicht nur für Bauverfahren, sondern letztlich für den gesamten Bereich der Gemeindeverwaltung - zu legen.



Nicht nur im Bauverfahren ist es wichtig, die verschiedenen Abläufe zu kennen und zu analysieren, um Fehlerquellen vermeiden bzw. beseitigen zu können.



Das Interne Kontrollsystem ist nicht Selbstzweck, sondern ist ein Prozess, der Bürgermeister, leitende Gemeindebedienstete und Mitarbeiter einer Gemeinde dabei unterstützen soll,

• die Ziele der Gemeinde zu erreichen,




• die Abläufe in der Gemeinde ordnungsgemäß, wirtschaftlich, effizient und effektiv zu gestalten,




• wesentliche Risiken in den Abläufen in der Gemeinde zu erkennen und diese Risiken durch passende Kontrollen zu minimieren,




• die Einhaltung von Gesetzen, Verordnungen, Erlässen und sonstigen rechtlichen Rahmenbedingungen sicherzustellen,




• das Gemeindevermögen zu sichern,




• sicherzustellen, dass die Haushaltsführung in der Gemeinde ordnungsgemäß und nachvollziehbar erfolgt,




• Fehler zu vermeiden,




• die allfällige Begehung von strafrechtlich relevanten Tatbeständen durch Gemeindebedienstete zu erschweren und




• mögliche Haftungen der Gemeinde, des Bürgermeisters und der Gemeindebediensteten zu minimieren.







 

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Die Einführung eines Internen Kontrollsystems bedarf eines systematischen und geplanten Zugangs. Dabei ist es von zentraler Bedeutung, auch entsprechend zu dokumentieren.



Wie wichtig ein Internes Kontrollsystem ist, zeigt der eingangs geschilderte Fall sehr deutlich. Wo gearbeitet wird, passieren Fehler. Das ist menschlich. Mit Kontrollinstrumenten wie dem Bauprotokollbuch bzw. einem entsprechenden Internen Kontrollsystem können Fehlentwicklungen frühzeitig erkannt und ihre Auswirkungen minimiert werden.