So kommt man zum Vorsteuerabzug
Merkmale der Kleinbetragsrechnung
Während die Rechnung elf Merkmale kennt bzw. benötigt, um als Rechnung zu gelten, kommt die Kleinbetragsrechnung mit den folgenden Merkmalen aus:
- Ausstellungsdatum
- Name und Anschrift des liefernden bzw. leistenden Unternehmens
- Beschreibung der Lieferung (inkl. Menge und handelsübliche Bezeichnung) bzw. Art und Umfang der Leistung
- Liefertag bzw. Leistungszeitraum
- Bruttoentgelt (inkl. Steuerbetrag) der gelieferten Waren bzw. Leistung
- Der anzuwendende Steuersatz oder der Hinweis auf die Steuerbefreiung oder Übergang der Steuerschuld
Rechnungen ab 400 Euro
Neben den oben genannten Merkmalen kommen für Rechnungen ab einem Bruttorechnungsbetrag von 400 Euro noch folgende Merkmale hinzu:
- Name und Anschrift des Empfängers
- UID-Nummer des liefernden bzw. leistenden Unternehmens
- Nettoentgelt der Lieferung bzw. Leistung sowie den Steuerbetrag - gibt es mehrere Steuersätze in einer Rechnung so sind die Entgelte nach Steuerbeträgen und -sätzen zu trennen
- Fortlaufende (Rechnungs-)Nummer
- UID-Nummer des Empfängers ist zwingend ab einem Bruttorechnungsbetrag von 10.000 Euro anzuführen – der Vorsteuerabzug steht erst dann zu, wenn die UID-Nummer auf der Rechnung vermerkt ist.
Die Rechnungsmerkmale gelten im Übrigen auch für Anzahlungsrechnungen, wobei der Vorsteuerabzug erst mit erfolgter Zahlung zusteht. Im Normalfall hingegen steht der Vorsteuerabzug bereits im Zeitpunkt der Rechnungsausstellung zu. Sollte eine Rechnung einmal zu spät eintreffen, um sie noch in dem vorgesehenen Umsatzsteuervoranmeldungszeitraum zu berücksichtigen, kann diese auch im Zeitraum des Einlangens erfasst werden.
Gutschriften
Auch Gutschriften, welche vom Leistungsempfänger an den Leistungserbringer ausgestellt werden, sind Rechnungen, sofern zusätzlich zu den oben angeführten Punkten folgende Erfordernisse beachtet werden:
- Die Gutschriftsrechnung muss seit 1.1.2013 ausdrücklich als Gutschrift bezeichnet werden.
- Der Empfänger der Gutschrift (Leistungserbringer) muss berechtigt sein, die Steuer gesondert auszuweisen.
- Beide Parteien müssen damit einverstanden sein, dass die Lieferungen bzw. Leistungen mittels Gutschriften abgerechnet werden.
- Die Gutschrift muss dem Leistungserbringer zugestellt worden sein um Wirkung zu entfalten.
Sonderfall elektronische Rechnung
Einen Sonderfall im Bereich der Rechnungen stellt die elektronische Rechnung dar: Zusätzlich zu den elf Rechnungsmerkmalen muss die Echtheit der Herkunft, die Unversehrtheit des Inhalts sowie die Lesbarkeit gewährleistet sein. Gewährleistet werden kann dies z. B. durch die Versendung mit einer qualifizierten elektronischen Signatur. Liegt ein verlässlicher Prüfpfad (sowohl materielle als auch formelle Rechnungsprüfung) vor und wird die Rechnung archiviert, wobei dies elektronisch und/oder physisch als Ausdruck möglich ist, steht dem Vorsteuerabzug nichts mehr im Weg.
Fehler gleich korrigieren lassen
Fehlen einzelne Inhaltspunkte bei Rechnungen bzw. sind sie falsch ausgestellt, droht im schlimmsten Fall der Verlust des Vorsteuerabzuges. Bekommt man mal eine falsch ausgestellte Rechnung, was durchaus schon mal vorkommen kann, sollte man diese sofort berichtigen lassen. Denn wartet man bis zu einer möglichen Betriebsprüfung, kann es schon mal vorkommen, dass Rechnungen nicht mehr korrigiert werden können (z. B. ist der ausstellende Unternehmer in Konkurs oder hat sein Unternehmen eingestellt) und der Vorsteuerabzug geht verloren.
Fehlt zum Beispiel Name und Anschrift des leistenden bzw. liefernden Unternehmens bzw. existiert dieser nicht unter der angegeben Adresse, liegt keine Rechnung vor. Daher besteht auch kein Vorsteuerabzug. Es reicht allerdings aus, wenn die Bezeichnung des Leistenden und des Abnehmers derart ausgestaltet ist, dass eine Feststellung des Namen und der Adresse möglich ist, um den Vorsteuerabzug zu wahren.
Des Weiteren empfiehlt sich die Kontrolle der UID-Nummer des liefernden bzw. leistenden Unternehmens: Immer dann, wenn man zum ersten Mal mit dem Unternehmen einen Auftrag abschließt. Es ist aber auch empfehlenswert bei bestehenden Geschäftsverbindungen die UID-Nummer in unregelmäßigen Zeitabständen zu kontrollieren (z. B. über Finanz Online) und die Kontrollmaßnahmen zu dokumentieren.
Zum Schluss bleibt nur noch eins zu sagen: Folgt man den Bestimmungen des Gesetzgebers und achtet man darauf, dass alle Merkmale vorhanden sind, sollte einem Vorsteuerabzug nichts mehr im Wege stehen.
