Bauvorhaben richtig vergeben
Keine einfache Aufgabe, insbesondere nicht für kleine Gemeinden. Mit den neuen Vergabemodellen können öffentliche Auftraggeber nun einfacher, aber dennoch qualitätsorientiert vergeben.
Das Parlament hat das neue Bundesvergabegesetz bereits beschlossen. Dieses wird nach der erforderlichen Zustimmung der Bundesländer demnächst in Kraft treten. Es bringt viele Neuerungen, wie beispielsweise die elektronische Vergabe, mit sich. Auf der Strecke bleiben aber weiterhin die leichte Anwendbarkeit und eine Verringerung der Komplexität.
Das Vergaberecht ist selbst für Experten nicht immer einfach zu durchschauen. Das Durchforsten des Gesetzesdschungels stellt daher Kommunen mitunter vor erhebliche Schwierigkeiten, insbesondere wenn sie Auftragsvergaben abwickeln müssen, die nicht oft anstehen. Wer baut schon täglich Schulen, Gemeindehäuser oder Kindergärten?
Planungssicherheit im Blick: Das Vier-Augen-Prinzip
Von der ersten Überlegung für ein neues Bauprojekt bis zur Fertigstellung und Übergabe ist es ein langer Weg, auf dem viele Schwierigkeiten, Hindernisse und oft auch Kostenüberschreitungen zu überwinden sind. Ob das fertiggestellte Projekt dann auch tatsächlich den Anforderungen der Nutzer entspricht, sollte sich dabei nicht erst während der Bauphase oder gar nach der Übergabe zeigen. Bei Bauvorhaben sollten daher Planung und Bauaufsicht immer getrennt von der Bauausführung vergeben werden. Nur so kann sich der öffentliche Bauherr sicher sein, höchste Transparenz und Qualität zu erhalten.
Rund um ein Bauvorhaben fällt eine Reihe an erforderlichen Planungs- und Beratungsleistungen an. Die Ausschreibung dieser Leistungen hat es in sich: Es handelt sich um geistige Leistungen, deren Inhalt im Vorhinein nicht genau beschrieben werden kann. Deshalb können sie auch nicht mit den normalen Standardprozessen des Einkaufs beschafft werden, sondern müssen in besonderen Verfahren vergeben werden, bei denen die Qualität der angebotenen Leistung im Mittelpunkt steht. Diese Verfahren rechtssicher abwickeln zu können und am Ende auch tatsächlich die qualitativ beste Leistung zu erhalten, bedeutet für öffentliche Auftraggeber eine große Herausforderung.
Der Leitfaden: Werkzeug für jede Gemeinde
Das neue Bundesvergabegesetz hat einem Team rund um Univ.-Prof. Hans Lechner und mir einen willkommenen Anlass geboten, einen Leitfaden für die Vergabe von Planungs- und Beratungsleistungen als Hilfestellung für öffentliche Auftraggeber zu erstellen. Dieser liegt nun topaktuell vor das neue Bundesvergabegesetz wurde bereits eingearbeitet. Damit soll insbesondere jenen öffentlichen Auftraggebern, die nur selten mit der Durchführung von Vergabeverfahren befasst sind und daher über keine großen Vergabeabteilungen verfügen, ein praktisches Werkzeug an die Hand gegeben werden, um solche Verfahren zügig, sicher und gesetzeskonform abwickeln zu können. Der Leitfaden ist während seiner Entstehung mit großen Auftraggebern wie der BIG, der Asfinag und auch mit Interessensvertretungen aus ganz Österreich, wie dem Gemeindebund, diskutiert und abgestimmt worden.
Sicher, zügig und gesetzeskonform
Der Leitfaden versteht sich nicht als theoretisches Lehrbuch, sondern als praktischer Arbeitsbehelf für die Durchführung von Ausschreibungen bei geistigen Dienstleistungen. Dementsprechend soll er in erster Linie die mit Ausschreibungen direkt befassten Stellen durch Mustervorlagen und Checklisten unterstützen. Für jede Verfahrensart sind außerdem präzise Durchführungs- und Ablaufstrukturen vorformuliert. Wir haben daher als Oberbegriff für diesen Katalog an Mustervorlagen die Bezeichnung „Vergabemodelle" gewählt.
In den Vergabemodellen wird durch entsprechende Querverweise empfohlen, auf die für das ausgeschriebene Projekt jeweils passenden standardisierten Leistungsbilder für Planungs- und Beratungsleistungen zurückzugreifen. Dies sorgt für Transparenz: Die Gemeinde kann sich darauf verlassen, dass die gewünschten Leistungen vollständig bestellt sind und damit auch vollständig erbracht werden. Der Auftragnehmer wiederum weiß, was von ihm erwartet wird, und kann daher ein verlässlich kalkuliertes Angebot legen. Das sorgt für Rechtssicherheit für alle Beteiligten und vermeidet Streitigkeiten.
Diesem Grundgedanken „Vereinfachung und Transparenz durch Standardisierung" folgen auch die neu geschaffenen Vergabemodelle: Durch vorformulierte Musterunterlagen wird die komplexe Bestellung und Abwicklung von Bauvorhaben erleichtert und ist auch ohne eigene Vergabeabteilung bewältigbar.
Aufbau und Anwendung
Das Gesamtwerk ist sehr umfangreich geworden, doch keine Sorge: Der weitaus größte Teil besteht aus einer Sammlung von Mustertexten für die Durchführung von Vergabeverfahren. Aus dieser Sammlung kann das passende Muster ausgewählt und direkt für die Ausschreibung verwendet werden.
Der Leitfaden gliedert sich daher in mehrere Teile: Der erste Teil bietet vergaberechtliche Basisinformationen zur Vorbereitung der Ausschreibung und einen Überblick über die bei geistigen Dienstleistungen in Frage kommenden Verfahrensarten. Daran schließt sich der Praxismusterteil mit jeweils einem eigenen Kapitel von Mustertexten für jede Verfahrensart an. Den Abschluss bilden Vertragsmuster und Vorschläge für Qualitätskriterien.
Um ein Vergabeverfahren vorzubereiten, sollte zunächst in einem möglichst frühen Projektstadium der allgemeine Teil des Vergabeleitfadens zu Rate gezogen werden. Dieser gibt Auskunft darüber, was zur Vorbereitung einer Ausschreibung zu bedenken ist: Welche Leistung soll genau beschafft werden? Welche ist für dieses Projekt die richtige Verfahrensart? Wie ist der Ablauf zu strukturieren? Mit welcher Verfahrensdauer ist zu rechnen? Welches Budget muss veranschlagt werden? Konkrete Ablaufstrukturen für die einzelnen Verfahren und Übersichtstabellen helfen bei der Planung des Vergabeverfahrens.
Hat der Benutzer des Leitfadens die vorbereitenden Fragen anhand des allgemeinen Teils ausreichend geklärt und das geeignete Verfahren ausgewählt, können die Muster aus dem Praxisteil für die Abwicklung der Ausschreibung herangezogen werden. In der Rubrik der ausgewählten Verfahrensart finden sich Musterunterlagen für die Verfahrensunterlagen, die direkt verwendet werden können. Querverweise zu den anzuwendenden Leistungsbildern sowie Musterverträge und Vorschläge für Qualitätskriterien im Anhang des Musterteils erleichtern die Ergänzung der Verfahrensunterlagen bei der Erstellung der konkreten Ausschreibung.
Ein Garant für Qualität, Akzeptanz und Erfolg: das Bestbieterverfahren
Gerade bei geistigen Dienstleistungen ist es wenig zielführend, eine Auswahl nach dem niedrigsten Preis zu treffen. Bei der Ausschreibung von kommunalen Bauvorhaben ist zu beachten: Wer bei der Planung spart, baut teuer. Nur eine vorrangige Bewertung der Qualität und die Anwendung von geeigneten Bestbieterverfahren sorgen für qualitativ hochwertige Ergebnisse und erzeugen eine entsprechende Akzeptanz in der Bevölkerung.
Durch qualitätsbasierte Verfahren profitieren alle: Auftraggeber, die gute Leistungen erhalten, regionale Betriebe, die mit hoher Qualität bei der Auftragsvergabe die Nase vorn haben und letztlich auch Standort und Region, die durch interessante und nachhaltige Projekte aufgewertet werden. Wir möchten mit unserem Leitfaden zur Qualitätssicherung bei der Vergabe von zukunftsweisenden Planungs- und Beratungsleistungen einen Beitrag leisten.
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