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Gemeinden brauchen ein geschlossenes System, in dem sie die gesamte Kommunikation zur Personalsuche abwickeln können.

Datenschutzalarm bei der Personalsuche

Wie gestaltet man die Personalsuche in der Gemeinde und den nachfolgenden Auswahlprozess derart, dass man auch im Hinblick auf den Datenschutz rechtssicher agiert? So, wie es derzeit meist der Regelfall ist, besser nicht.

Wie läuft die Personalsuche in Ihrer Gemeinde ab? Werden die Ausschreibungsvorgaben und Fristen eingehalten? Sehr gut. Werden die Bewerbungen per E-Mail geschickt? Nicht so gut. Werden die Lebensläufe vielleicht auch noch ausgedruckt, machen intern die Runde und zum Vergleich werden auch noch Excel-Listen angelegt? – Ganz und gar nicht gut!

Für die Personalsuche im öffentlichen Sektor gelten genau festgelegte Prozesse. Diese Vorgaben werden in der Regel auch gewissenhaft eingehalten – bis es zum Thema Datenschutz kommt. Denn da sind die meisten Gemeinden weder auf der Höhe der Zeit noch auf der rechtssicheren Seite.

Meist beginnt es schon beim Bewerbungsprozess. Viele Kommunen lassen sich die Unterlagen per E-Mail schicken. Theoretisch müsste nun jeder Bewerber mit der Bitte angeschrieben werden, seine aktive Zustimmung dazu zu geben, seine Daten in Evidenz halten zu dürfen, sofern man das beabsichtigt. Ansonsten müssen sämtliche übermittelten Unterlagen nach Ablauf der gesetzlichen Frist gelöscht werden.

Werden ausgedruckte Lebensläufe vernichtet?

Diese Fristen sind länderspezifisch unterschiedlich. In Oberösterreich beispielsweise ist es ein Jahr, in anderen Bundesländern sind es sechs Monate.

Bertram Klinger ist Leiter einer Personalberatung, HR-Experte und kennt die Probleme der Personalsuche im öffentlichen Sektor genau: „Die Bewerbungen werden intern per E-Mail weitergeschickt. Sie werden ausgedruckt und landen auf unterschiedlichsten Schreibtischen. Am Ende des Tages ist es so gut wie unmöglich, das wieder zu bereinigen.“ Doch genau das ist gesetzlich vorgeschrieben. „Natürlich ist es nicht praktikabel allen nachzulaufen und zu sagen ,Bitte entsorge den Lebenslauf! Gib mir den wieder zurück! Wie oft hast du den ausgedruckt?‘  Das Grundproblem liegt darin, dass E-Mails der komplett falsche Kommunikationsweg sind, wenn es um sensible Daten geht.“
 
Klinger plädiert für eine andere Vorgehensweise: „Die Gemeinden sollten ein geschlossenes System verwenden, in welchem sie die gesamte Kommunikation zur Personalsuche abwickeln können.“

Bewerbungsdaten in DSGVO-konformes System hochladen

Beim Einsatz einer derartigen Software laden die Bewerber einfach und rasch ihre Daten über ein Portal direkt in ein geschlossenes, und somit DSGVO-konformes System hoch. Schicken sie sie dennoch als E-Mail, wird auch diese an das Portal übermittelt, die Daten direkt in das Bewerbermanagement eingespielt und eine automatische Rückmail bittet umgehend um die aktive Zustimmung zur Datenspeicherung bzw. fragt, wie die Gemeinde mit den Daten weiter vorgehen darf. Persönlich abgegebene Bewerbungsunterlagen können natürlich ebenso problemlos eingespielt werden.

Der gesamte Auswahlprozess läuft in Folge innerhalb des Systems ab, denn Bürgermeister, Personalbeirat oder sonstige involvierte Stellen haben Zugriff auf das System. Ist die Personalentscheidung abgeschlossen, werden die sensiblen Daten der Bewerber vom System (nach Ablauf der relevanten Frist) über Löschroutinen automatisch entfernt.

Bewerbermanagement-Systeme sind meist für die Privatwirtschaft gemacht

Das ist ein fahrbarer Prozess und klingt vernünftig. Warum aber nutzen Gemeinden solche Systeme kaum? Klinger kennt  den Grund: „Es gibt zwar ganz viele Bewerbermanagement-Systeme am Markt, doch die sind für die Privatwirtschaft gemacht. Bis vor kurzem gab es keine Systeme, die die rechtlichen Rahmenbedingungen des öffentlichen Sektors berücksichtigten.“

Zwar haben Großgemeinden wie Wien oder Linz ihre eigenen Systeme, arbeiten mitunter auch mit der HR-Software von SAP und können sich individuelle Anpassungen der Software leisten - für kleine oder mittelgroße Gemeinden ist das aber nicht machbar. Erst seit kurzem gibt es auch Unternehmen, die professionelle Bewerbungstools für den öffentlichen Sektor anbieten. Ein, zwei Anbieter sind in Deutschland aktiv, ein weiterer hat sich auf Österreich spezialisiert.

Spricht abgesehen von der Rechtssicherheit und der praxisorientierten Nutzbarkeit noch etwas für den Einsatz einer Software zur Personalsuche?  „Natürlich“, erklärt Klinger: „Für Gemeinden ist es wichtig, professionell aufzutreten. Die Bewerber müssen das Gefühl haben, dass ihre Daten sorgsam behandelt werden und sicher sind. Das ist ein bedeutenderes Kriterium als man zunächst vielleicht glaubt – besonders im öffentlichen Bereich. Melden sich Bewerber, die selbst in der Gemeinde leben, möchten die nicht, dass Gott und die Welt von ihrer Bewerbung erfahren. Es wird viel geredet, daher ist die Sensibilität der Daten ganz besonders wichtig, wenn man mit Bewerbern zu tun hat, die aus dem nahen Umfeld kommen.“

Als Gemeinde sollte man auch ein attraktiver Arbeitgeber sein, um die besten Köpfe zu bekommen. Ein modernes Auftreten wirkt anziehend, und dazu gehört auch ein professionelles Onlinestellenportal auf der Website. Davon abgesehen kann eine Bewerbungsmanagement-Software auch als rechtssichere Evidenzdatenbank hilfreich sein – auch für kleinere Gemeinden, die nur selten eine Stelle ausschreiben.

Worauf muss die Gemeinde aufpassen?

Worauf ist zu achten, sofern sich eine Kommune für das Abwickeln der Personalsuche über ein eigenes Portal entscheidet?  Ideal ist es, wenn die Software auf Server zurückgreift, die sich innerhalb der EU befinden.

„Bei der Auswahl einer Plattform für unser eigenes Unternehmen haben wir festgestellt, wie schwierig es ist, ein großes, professionelles System zu finden, das nicht auf einem amerikanischen Server liegt“, berichtet Klinger.

Weiters sollten die Kosten in vernünftiger Relation zum Nutzen stehen, auch wenn keine aktuelle Ausschreibung läuft. Und selbstverständlich sollte das System die rechtlichen Rahmenbedingungen des öffentlichen Sektors (Stichwort Personalbeirat, Hearing, Abschlussbericht etc.) berücksichtigen können, sodass tatsächlich der gesamte Bewerbungs- und Auswahlprozess elektronisch und im geschlossenen System stattfinden kann. Auf diese Weise wäre auch der vielfach vorhandene Schwachpunkt beim Datenschutz kein Thema mehr.  

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