Kräne auf einer Baustelle
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Besonders brisant ist die e-Vergabe jener Aufträge, gerade im Baubereich, bei dem der Auftraggeber nunmehr eine EU-weite Ausschreibung durchführen muss und bei Anwendung der Losregel Mischformen zwischen elektronischer Vergabe und Papierverfahren entstehen.

Bringt die elektronische Beschaffung mehr Rechtssicherheit?

Seit 21.8.2018 ist das Bundesvergabegesetz (BVergG) 2018 als Totalrevision des Vergaberechts mit beachtlichen Neuerungen in Kraft. Die ersten Erfahrungen zeigen, dass sowohl die öffentlichen Auftraggeber, als auch die Auftragnehmer ihre Abläufe neu strukturieren müssen. Dies gilt insbesondere in Hinblick auf die elektronische Vergabe.

Bei Bau-, Liefer- und Dienstleistungsaufträgen ist seit 18.10.2018 im Oberschwellenbereich eine elektronische Vergabe verpflichtend. Wird dieser Verpflichtung nicht entsprochen, ist das gesamte Vergabeverfahren mit Nichtigkeit bedroht. 

Unter Oberschwellenbereich versteht man Vergaben von Liefer- und Dienstleistungsaufträgen ab 221.000 Euro und von Bauaufträgen ab 5.548.000 Euro. Diese Grenzen werden gerade durch die neuen Zusammenrechnungsregeln bei Planungsleistungen rasch überschritten. Durch den unscharfen Vorhabensbegriff und die komplexe Auftragswertberechnung werden in Zukunft EU-weite Ausschreibungen zum Daily Business. Gerade wenn öffentliche Auftraggeber die Benefits der nachträglichen Vertragsanpassung nützen wollen, müssen sie den Weg der EU-weiten Ausschreibung gehen.  

Besonders brisant ist die e-Vergabe jener Aufträge, gerade im Baubereich, bei dem der Auftraggeber nunmehr eine EU-weite Ausschreibung durchführen muss und bei Anwendung der Losregel Mischformen zwischen elektronischer Vergabe und Papierverfahren entstehen.

Ausnahmen von der e-Vergabe sind nur in engen Grenzen möglich, wobei eine ausführliche Begründungs- und Dokumentationspflicht besteht. So können die Gründe in der mangelnden Verpflichtung zur Nutzung elektronischer Kommunikationsmittel liegen. In der Praxis kommt dies z. B. in Fällen, bei denen von den Bietern die Vorlage eines Architekturmodelles gefordert wird oder der Bieter spezielle Software zur Ausarbeitung des Angebotes verwenden muss, über welche der öffentliche Auftraggeber nicht verfügt, vor.

Bieteranonymität als Hürde

Das e-procurement verlangt, gleich welche Verfahrensart gewählt wurde, dass der öffentliche Auftraggeber die Ausschreibungsunterlagen kostenlos, direkt, uneingeschränkt und vollständig ab Veröffentlichung der Bekanntmachung zur Verfügung stellt. Dies muss in der Praxis zu einer Neustrukturierung der internen Abläufe führen. Durch diese Vorgabe verlagert sich nämlich ein Großteil des Aufwandes für ein Vergabeverfahren auf die Zeit vor der Bekanntmachung.

Schlecht überlegte Abläufe bleiben nach ihrer Digitalisierung schlechte digitalisierte Abläufe. 

Besonders in einem zweistufigen Verfahren stellt sich die Frage nach dem praktischen Mehrwert der Neuregelung, die Ausschreibungsunterlagen kostenlos, direkt, uneingeschränkt und vollständig zur Verfügung stellen zu müssen. Sind doch die Ausschreibungsunterlagen gerade bei dieser Verfahrensart bis zu einem gewissen Grad einer inhaltlichen Änderung unterworfen.

Das neue BVergG verpflichtet – aus Gründen des Datenschutzes und wegen Compliance-Vorgaben – den öffentlichen Auftraggeber zur Wahrung der Interessentenanonymität: Die Namen der Unternehmer, die die zur Verfügung gestellten Ausschreibungsunterlagen abgerufen haben, dürfen der vergebenden Stelle bzw. den Mitarbeitern des öffentlichen Auftraggebers keinesfalls bekannt werden. Für kleinere Auftraggeber stellt dies eine personelle Herausforderung dar, die nur schwer umsetzbar sein wird. Hier können sich insbesondere bei regionalen Vergaben, Vergabekontrollverfahren und Ortsbesichtigungen für Vergaben von Reinigungsdienstleistungen oder Instandhaltungsarbeiten Schwierigkeiten ergeben. 

e-procurement Plattformen

Die Vorteile liegen auf der Hand: Die e-Vergabe lässt im Verfahren kürzere Fristen zur Anwendung gelangen, strukturiert Prozesse und ist Grundvoraussetzung für ein dynamisches Beschaffungssystem, welches Städten und Gemeinden zur laufenden Beschaffung von z. B. Straßenbeleuchtung oder Winterdienstleistungen dienen kann.

Bei der Kommunikation über die Plattform wird die Interessentenanonymität gewährleistet, gleichzeitig können Fragenbeantwortungen bzw. aktualisierte Ausschreibungsunterlagen allen Unternehmern übermittelt und eine entsprechende Dokumentation sichergestellt werden. Auch die Angebotsöffnung, welche aufgrund der strengen Judikatur wesentliche Fehlerquellen in sich birgt wird dadurch wesentlich erleichtert.   

Blick in die Praxis

In Österreich gibt es keine einheitliche e-procurement Plattform, sondern unterschiedliche Anbieter am Markt. Gerade bei kleinen Auftraggeber mit unregelmäßigen regelmäßigen Bedarf empfiehlt sich diese Dienstleistungen über externe Dienstleister wie Ziviltechniker oder Rechtsanwälten zuzukaufen.

Dabei ist zu beachten, dass die Plattform die Anforderungen des BVergG 2018 sowie der DSGVO erfüllen muss. Gerade bei Cloudlösungen muss der DSGVO-konforme Umgang mit den Daten (insbesondere Datenhaltung / wo sind die Daten gespeichert) kritisch geprüft werden.

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