Matthias Lichtenthaler: „Digitale Transformation bedeutet weitaus mehr, als vorhandene Abläufe mittels Digitalisierung ,papierlos' zu gestalten.“


5. Juli 2017

Digitale Roadmap

Wie die Digitalisierung Gemeinden revolutionieren kann

Matthias Lichtenthaler ist seit November 2016 Leiter des Bereichs Digitale Transformation im Bundesrechenzentrum (BRZ). Mit KOMMUNAL sprach er über die Digitale Roadmap. Ziel ist es, Österreich wieder als Vorreiter beim E-Government zu positionieren. Digitalisierung soll den Zeit- und Bürokratieaufwand erheblich reduzieren.

Digital Roadmap der Bundesregierung: Wie wirkt sich die behördenübergreifende, automatische Verknüpfung von Daten etc. auf österreichische Gemeinden aus?

Die öffentliche Verwaltung wird mit individuellen Services zum digitalen Partner der Bürger und der Wirtschaft. Ein effizienter Dienstleister, der selbst als Innovator wirkt.

Eine wichtige Maßnahme dazu ist die Ausweitung von One-Stop- und No-Stop-Verfahren. Das sind Transaktionen, bei der die Bürger/innen nichts aktiv tun müssen. Das spart der Verwaltung Kosten und den Bürger/innen Zeit.

Ein sehr gutes Beispiel für ein solches Service ist etwa die vom BRZ für das BMF umgesetzte „Antraglose Familienbeihilfe“ Die Finanzverwaltung prüft hier automatisiert, ob alle Kriterien für den Bezug erfüllt sind. Dafür ist aber die behördenübergreifende, automatische Verknüpfung von Daten notwendig.

Ein aktuelles Beispiel ist die „Antraglose Arbeitnehmerveranlagung“. Nach demselben Prinzip erhalten Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer, die ausschließlich lohnsteuerpflichtige Einkünfte beziehen, nun ihre Steuergutschriften. Ein weiterer No-Stop-Shop der Verwaltung.

Sie sehen, die Digitalisierung in der öffentlichen Verwaltung sorgt für mehr Effizienz, etwa wenn vorhandene Daten sinnvoll verknüpft und genutzt werden.

Welche konkreten Chancen und Vorteile bringt die Digitalisierung österreichischen Gemeinden in Hinblick auf verbesserten Bürgerservice und eigene Prozess- & Strukturoptimierung?

ad Prozessoptimierung

Ein Beispiel: Das BRZ hat z. B. für das Finanzministerium eine Lösung zur sicheren Speicherung, Synchronisierung und zum Teilen von Files in der Cloud umgesetzt.

Warum haben wir das gemacht? Laut einer deutschen Umfrage arbeiten vier von zehn Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern eines Unternehmens mit Kundinnen und Kunden oder externen Partnern an einer gemeinsamen Datei. Wenn beruflich keine Lösung verfügbar ist, wird mitunter auf private Filesharing-Konten in der Cloud ausgewichen, um Daten bereitzustellen. In Hinblick auf Datenhoheit, Datensicherheit und Compliance ein bedenkliches Szenario.

Das Finanzministerium hat mit GoverDrive bereits einen offenen aber gleichzeitig geschützten Raum im Einsatz, in dem Dateien – auch mit externen Usern – ausgetauscht und gemeinsam bearbeitet werden können. Diese vom BRZ umgesetzte Cloud-Lösung in einem virtuellen Ablageplatz basiert auf der etablierten OpenSource-Lösung Nextcloud. Der Zugriff auf GoverDrive erfolgt über das jeweilige Mitarbeiter/innen-Portal mittels Single-Sign-On und ist auch auf mobilen Endgeräten via iOS- oder Android-App möglich.

Oder: Mailbox as a Service ist die einfache und effiziente SharedService-Kommunikationslösung des BRZ zur Nutzung von E-Mails, Terminen und Aufgaben. Das Produkt wird zentral in der sicheren Mailserverlandschaft des BRZ gehostet und basiert auf der bewährten Microsoft-Technologie Exchange. Jeder unserer Kunden behält dabei die volle Kontrolle über seine Kommunikationsdienste, reduziert aber den operativen und finanziellen Aufwand einer herkömmlichen lokalen Lösung.

Auch für das Dokumentenmanagement hat das BRZ Lösungen zur Prozessoptimierung, denn in der öffentlichen Verwaltung entsteht täglich eine ­Vielzahl unterschiedlicher Dokumente – der Großteil davon elektronisch. Das BRZ hat rund um das Management von Dokumenten IT-Lösungen zur Automatisierung und ­Digitalisierung entwickelt. Vom Eingang (Stichwort: Scan Services) über Archiv Services bis zum Ausgang (Stichwort: Elektronische Zustellung) deckt das optimal abgestimmte Produktportfolio die komplette Prozesskette ab.

ad Strukturoptimierung

Digitale Transformation betrifft ja nicht nur die Digital Natives. Deshalb muss die Politik, die nötigen Rahmenbedingungen schaff en, damit Digitalisierung überall und in jeder Gesellschaftsschicht ankommt. Die breite Bevölkerung darf bei deren Umsetzung nicht abgehängt werden. Im Fokus steht dabei die sogenannte letzte Meile. Das BRZ ist bestrebt, Kooperationen mit Partnern zu schließen, die das Interesse haben, alle Bürger/innen zu erreichen und das technologisch bis in die letzte Meile zu tragen. Dabei geht es um einen grundsätzlichen Zugang zur Digitalisierung und nicht nur um Highspeed Access wie 5G.

Wie kann man mit Hilfe von „Big Data“ neue, maßgeschneiderte Tools und Informationen für Gemeinden und ihre Bürger bereitstellen?

Stellen sie sich folgendes Szenario vor: Bei einer Übersiedelung hat eine Familie mit Ein-, Um- und Ausräumen alle Hände voll zu tun. Dazu Hürden wie etwa den Schulwechsel der Kids oder einen Platz im neuen Kindergarten für den jüngsten Nachwuchs zu organisieren, das Auto am aktuellen Wohnort zuzulassen und natürlich den Hauptwohnsitz umzumelden, aber nicht nur für alle Familienangehörigen, sondern auch für den Hund.

Eine Anlaufstelle ist seit 20 Jahren HELP.gv.at, die behördenübergreifend über Amtswege in Österreich informiert. Einzelne Formalitäten lassen sich dort elektronisch erledigen. Heutzutage erwarten sich die Bürgerinnen und Bürger von der Interaktion mit der öffentlichen Verwaltung aber den gleichen Komfort, ein vielfältiges Angebot und eine schnelle Reaktion, wie sie das etwa vom Online-Shoppen gewohnt sind.

Ziel ist es, dass die Behörden für die Bürgerinnen und Bürger mit- und auch noch weiterdenken. Aus bereits vorhandenen Daten kann die Behörde sinnvolle Schlüsse ziehen und aktiv auf die persönliche Lebenssituation zugeschnittene Informationen und Leistungen bereitstellen.

Für das Umzugsszenario der Familie Österreicher heißt das: Nach gezielten Abfragen – etwa „Besitzen Sie ein Auto?“ oder „Geht Ihr Kind bereits in den Kindergarten?“ – können entsprechende Services automatisch angeboten werden. Damit lässt sich ein Mehrwert für die Bürgerinnen und Bürger schaffen, wie man sie von Amazon, Zalando und Co her kennt.

Welche „kommunalen“ Anwendungen würden dafür in Frage kommen?

Kfz-Zulassung, Meldepflicht bei einem Umzug, Anmeldung, Ummeldung, Abmeldung etc., wie eben beschrieben.

Pass-Service bei Ablauf des Reisepasses automatische Nachfrage bezüglich Verlängerung, automatischer neuer Personalausweis/Führerschein bei Namensänderung …

Stichwort Datensicherheit: Inwieweit werden Gemeinden personelle oder finanzielle Mehraufwendungen haben, um die Prävention von Datendiebstahl, Cyberattacken oder Manipulation zu gewährleisten?

Informationssicherheit dient dem Schutz vor Gefahren bzw. Bedrohungen, der Vermeidung von wirtschaftlichen Schäden und der Minimierung von Risiken. Informationssicherheit bedeutet Aufwand, den sich heutzutage auch kleine Unternehmen oder Organisationen leisten müssen.

Informationssicherheit und Datensicherheit sind zentraler Bestandteil der BRZ-Strategie. Für unsere Kunden, die z. B. BRZ-Cloud-Services nutzen, stellt die Cloud-Zertifizierung sicher, dass die Verarbeitung ihrer Daten nach den aktuellen Standards und den geltenden Vorschriften folgend durchgeführt wird.

Oder der Vorteil unserer Kunden bei der Nutzung von BRZ Kommunikationsprodukten wie z. B. Mailbox-as-a-Service:

    • Sicherheit durch Datenhaltung in Österreich,
    • Rechtssicherheit,
    • ISO 27001-Zertifizierung,
    • keine eigene Infrastruktur notwendig,
    • Reduktion operativer und finanzieller Ressourcen.

Welches Einsparungspotenzial hinsichtlich Effizienzsteigerung durch die Digitalisierung dürfen sich Gemeinden erwarten?

  • Erhebliches Einsparungspotential, wenn die Digitalisierung konsequent betrieben wird
  • Die Investition ist typischerweise ist durch die Einsparungen nach 18 Monaten wieder eingespielt
  • Und dann kommt die verbesserte Bürger- (Kunden-) Betreuung und die schnelleren Abläufe sowie revisionssichere Verfahren quasi gratis dazu.

In welchen Schritten raten Sie einer Gemeinde die digitale Transformation zu vollziehen? Was kann schon heute umgestellt werden? Was ist am sinnvollsten?

  • Es ist aus der Erfahrungen von anderen öffentlichen Organisationen zu empfehlen, hier schrittweise in verschiedenen Modulen vorzugehen.
  • Dennoch sollten vor allem auch bisherige analoge Prozess auf den Prüfstand gestellt, bevor diese digitalisiert werden. Die Digitalisierung allein wird einen umständlichen, ineffektiven Prozess im Zweifel auch nicht verbessern können.
  • Viele dokumentenbasierte (und damit noch typischerweise papierbasierte) Verfahren können in der Regel sehr rasch umgestellt, wenn ein frühzeitiges Scannen des Papiers und eine teilautomatisierte Weiterverarbeitung eingeführt wird. Dafür bietet das Bundesrechenzentrum standardisierte Leistungspakete an, die in einem knappen Kostenrahmen schnell Effizienzen erzielen.
  • Dabei werden Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter dann eher für direkt bürgerorientierte Aufgaben eingesetzt, da viele administrative Prozesse stark reduziert werden

Gibt es Kardinalfehler, die eine Gemeinde bei der digitalen Umstellung begehen kann? Welche wären das?

Eine Prozessanalyse aus ganzheitlicher Sicht ist vor der Umsetzung neuer IT-Anwendungen und -Lösungen notwendig. Im Prinzip ist es nicht nur eine technische, sondern auch eine gedankliche Transformation. Dazu bedarf es gänzlich neuer Denkmuster und Ansätze.

Wie sieht es mit Trends wie den sogenannten „public clouds“ aus – inwieweit werden die Gemeinden hier betroffen sein?

Ist es nicht naheliegend, Speicher lediglich für die Dauer der tatsächlichen Nutzung einzuplanen und zu bezahlen? Mehrere Ministerien, einige Bundesländer und die Stadt Wien haben sich das gedacht und gemeinsam mit dem BRZ eine Initiative gestartet. Die Vorteile einer solchen Kooperation liegen auf der Hand: Wenn ein Partner kurzfristig Bedarf an Speicher hat, kann er diesen sehr rasch virtuell aus dem Verbund beziehen. Zur Abdeckung von Spitzenlasten – wenn es darum geht, enorme Datenmengen zu verarbeiten – muss keine zusätzliche Hardware mehr gekauft werden, die danach ungenutzt bleibt. Der Speicher ist sofort verfügbar und die oft sensiblen Daten sind ausreichend geschützt. Der Speicher liegt dabei in einer Cloud-Umgebung, die sich im sicheren Behördenumfeld befindet, der Trusted Government Cloud Austria.    Unsere Philosophie dabei: Wir entwickeln innovative IT-Lösungen und -Services für ganz Österreich.

Wie würden Sie einem normalen Anwender in einer Gemeinde die „digitale Roadmap“ erklären? Und wo sind die vordringlichsten Schnittstellen zu den Gemeinden?

Die digitale Roadmap ist eine Art Fahrplan zu einem digitalen Österreich. Damit wurde seitens des Bundes erstmals ein Gesamtkonzept zur Digitalisierung erstellt – und nicht wie bisher lediglich einzelne Strategien. Die Handlungsfelder reichen von Arbeit bis Zivilcourage: Zwölf Leitprinzipien und 150 konkrete Maßnahmen wurden erarbeitet, um den digitalen Wandel aktiv umzusetzen.

Basis ist dabei auch das Deregulierungsgesetz 2017. In diesem wird unter anderem festgehalten, dass die Kommunikation auf elektronischem Weg zwischen Bürgerinnen und Bürgern und Unternehmen mit Behörden weiter ausgebaut sowie der Zugang zu elektronisch übermittelten Dokumenten von unterschiedlichen Behörden vereinfacht werden soll.

Wichtige Maßnahmen:

    • Recht auf elektronischen Verkehr mit der Verwaltung
    • Personalisierung und Regionalisierung des E-Government-Angebots
    • Vernetzung und automatischer Informationsaustausch zwischen den E-Government-Angeboten von Bund, Ländern und Gemeinden
    • Ausweitung von One-Stop- und No-Stop-Verfahren
    • Data once only: Informationen und Dokumente müssen der Behörde nur einmal übermittelt werden

Abschließend noch eine (Glaubens-)Frage: Die digitale Transformation findet bereits statt, auch wenn noch viel Gegenwind herrscht. Fürchten Sie nicht, dass unsere Gesellschaft durch diese Transformation völlig zerrissen wird? In dem Fall in „die Teilnehmer“ und jene, die nicht mal mehr eine Tür öffnen können, weil die durch ein Smartphone gesteuert ist und der- oder diejenige sich keines leisten kann.

Einmal jährlich wird im MMA Communication Report aktuelle Daten zur mobilen Nutzung in Österreich veröffentlicht. Im aktuellen Report von 2016 können sie nachlesen, dass 92 Prozent aller Österreicherinnen und Österreicher ein Smartphone nutzen. Das ist ein beachtlicher Wert.

Laptops und PCs werden nicht so schnell aussterben, aber die Internetnutzung erfolgt heute in hohem Maße über mobile Endgeräte. Bei der Web-Nutzung am Handy liegen die Tiroler mit 93 Prozent sogar noch vor den Oberösterreichern, Kärntnern und Wienern mit je 92 Prozent. Also an den Smartphones wird es nicht liegen.

Sie sprechen die digitale Kluft an. Diese beschreibt Unterschiede im Zugang zu und der Nutzung von Informations- und Kommunikationstechnologie zwischen verschiedenen Bevölkerungsgruppen. Aber: Das Konzept der digitalen Kluft ist umstritten. Kritiker/innen bemängeln, dass sich die digitale Kluft nicht empirisch belegen lässt. Die Entwicklungschancen hängen weniger von technischen Gegebenheiten ab, als von den Fähigkeiten der Menschen, mit diesen Techniken umzugehen.

Da kommt eher das Alter ins Spiel. Die Kluft sowohl in der Verwendung wie auch in der Akzeptanz von Internet und Handys entsteht zwischen den verschiedenen Altersschichten. Für die heutige Schüler/innen-Generation sind diese Dinge vollkommen selbstverständlich. Einen deutlichen Gegensatz dazu gibt es bei Personen, die bereits seit einigen Jahren in Pension sind. Doch diese Kluft schließt sich mehr und mehr.

Schauen wir dazu noch einmal in den MMA Communication Report: 30 Prozent der Österreicherinnen und Österreicher sind digital Natives, 61 Prozent digital Immigrants und nur noch 9 Prozent sehen mobiles Internet kritisch.

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